Bir Yönetici Nasıl Olmalı?

Bir Yönetici Nasıl Olmalı?

İş Yönetimi

Bir Yönetici Nasıl Olmalı?

Yönetici olmak cazip bir iş.
Her gencin gönlünde ileride yönetici olmak yatıyor.

Problem şu ki :

Bir yönetici nasıl olmalı? Bu gerçeği bilenlerin sayısı çok az.

YÖNETİCİ dağınık olmamalıdır
Örgütleme, planlamadan sonra gelen en önemli yönetim fonksiyonudur. Eşyaya hükmedemeyen, zamana hükmedemez! Ne var ki, kendini örgütleyemeyen de, şirketini örgütleyemez.

Şirket yöneticilerinin bana en sık sordukları sorular zaman yönetimine dairdir. Cevabım kısa: Eşyaya hükmedemeyen, zamana hükmedemez! Önce eşyayı düzene
sokmalıyız ki, zamanımızı olabildiğince değerlendirebilelim. Bu çerçevede yıllar önce
hazırladığım bir testi dikkatlerinize yeniden sunmak istiyorum. Örgütleme, planlamadan sonra gelen en önemli yönetim fonksiyonudur. Örgütün sahip olduğu
beşerî, malî ve diğer kaynakları; örgüt amaçları uğruna en iyi biçimde tahsis ve konuşlandırma sürecidir. Ne var ki, kendini örgütleyemeyen, şirketini örgütleyemez. Aşağıdaki testten geçebilen yöneticilerin, şirketlerini optimum düzeyde örgütleyebileceklerinden şüphem yoktur.


BU TESTEN GEÇEN YÖNETİCİDİR  EVET / HAYIR

1. Dosyalarındaki gerekli bir evraka bir dakika içinde ulaşabiliyor musun?

2. Sekreterin/asistanın istediğin evrakı beş dakika içinde dosyasından çıkarıp getirebiliyor mu?

3. Sabahleyin bürona adım atarken, birinci derecede yapman gereken üç işin ne olduğunu biliyor musun?

4. Bu işleri günün sonunda genellikle bitirebiliyor musun?

5. Sekreter veya asistanınla günlük, elemanlarınla haftalık mutat değerlendirme toplantını yapıyor musun?


6. Elemanlarına, yetki alanlarına giren, amaçları ve bitirme tarihleri belli görevler mi veriyorsun?

7. Görevlerin zamanında yapılmasını sağlamak için, her zaman elemanlarını yönlendiriyor musun?

8. Başvuru kaynakları dışında, masanda en az bir haftadır bakmadığın evrak olur mu?

9. Son üç ayda, masanda kaybolduğu için cevap yazamadığın önemli bir mektup oldu mu?

10. Düzenli biçimde, 'Bana hâlâ cevap vermedin, o halde...' tarzında mektup veya telefonlar alıyor musun?

11. Son üç ayda, programlanmış herhangi bir randevu, toplantı veya özel günü unuttuğun oldu mu?

12. Haftada bir günden fazla, çanta dolusu evrakla eve gittiğin oluyor mu?

13. Çalışma saatlerinde, ister telefon ister ziyaretçi şeklinde, konsantre olma kabiliyetini etkileyen sık kesintilerden gına geliyor mu?

14. Üzerine almış olduğun görevleri aciliyet veya panik durumuna düşünceye kadar erteliyor musun?

15. Astlarından, içinden birkaç anahtar noktayı bizzat çıkarmak zorunda kaldığın upuzun raporlar alıyor musun?

16. Kendi hazırladığın raporlar aşırı ayrıntılı oluyor mu?

17. Masanda/odanda dergi ve gazeteler okunmadan üst üste yığılıyor mu?

18. Sık sık, kendi işlerine ek olarak, elemanlarının işlerinin bir kısmını da yapmaya yelteniyor musun?

19. Ayrıntılara dalıp yeni iş fırsatlarını gözardı ettiğin oluyor mu?

ANAHTAR:

1-7. sorulara verilen her HAYIR cevabına 1 puan; aynı şekilde, 8-19. sorulara verilen her EVET cevabına 1  puan veriniz. Puanınız 1-5 arası ise, kendini çok iyi örgütlemiş bir yöneticisiniz. Tebrik ederim. Puanınız 6-8 arasında seyrediyorsa, biraz özenli çalışmayla 'organize yönetici' olabilirsiniz. Puanınız 9-12 aralığındaysa, ciddi sorunlar var demektir. Mutlaka planlı bir çalışmaya ihtiyacınız vardır. Puanı 13-19 aralığında olanların özel konsültasyona ihtiyaçları vardır. Bir tür terapi gerekli olabilir!

Yandaki testten 1-5 arası puan alanları 'organize yönetici' sınıfına koyuyoruz. Bunlar için tek önemli tehlike, 'Biz bu işi öğrendik!' tarzındaki mağrur tavırdır. Öğrenmeden asla geri durmamalı, değişimin en önemli hayat yasalarından biri olduğunu hatırdan çıkarmamalıdırlar. Puanı 6-8 arasında seyredenlere 'Hafif DağınıkYöneticiler' diyorum. Bunlar en kritik 'yanlış' cevap üzerinde odaklanmalı ve o yanlarını törpüleyecek çarelere başvurmalıdırlar. Sonra ikinci en önemli hataya geçmeli, onu izale etmeye
çabalamalıdırlar.

Puanı 9-12 arasında seyredenlere "Yarı DağınıkYöneticiler" diyebiliriz. Düzensizlik bunlar için son derece yıkıcı olabilecek düzeye ulaşabilir.
Onlar için 7-adımlı bir süreç öneriyoruz:

7 önemli nokta

1. Birinci derecedeki üç sorumluluğunuzu sıralayın:
Satış, pazarlama, ürün geliştirme.. gibi.

2. Şirketinizin karşı karşıya bulunduğu en önemli üç meseleyi sıralayın: Nakit akışını düzeltme, pazarınızı genişletme, yeni ürünler geliştirme.. gibi.

3. Sorumluluklarınızdan hangilerinin şirketinizin amaçlarıyla doğrudan ilintili olduğunu kararlaştırın.

4. Bu sorumlulukların adam gibi ele alınmasını engelleyen hususları sıralayın.

5. Düzenli bir örgütlenme seansı yapın: Haftada bir saat, haftada iki yarım saat veya günde 15 dakika.. gibi. Doktor randevusunu kaçırın, ama bu seansları kaçırmayın!

6. İlk seansta en çetrefil meseleyi ele alın, sonra
sırayla diğerlerini. Üç meseleyi birden çözmeye
kalkmayın.

7. Her ay özel bir toplantı yaparak, problemlerinizin ne ölçüde sistematik tarzda halledilmekte olduğunu değerlendirin. Olumlu gelişme görüyorsanız, süreçlere devam edin. Aksi halde, yönteminiz üzerinde yeni baştan düşünün.


Puanı 13-19 arasında seyredenlere 'Kökten Dağınık Yöneticiler' desek, yeridir. Bunlar ciddi bir tedaviye muhtaçtır. Tedavinin ilk ayağı iş gününün akıllıca kullanılması olacaktır. Gününün hesabını veremeyen, büyük işlerin altından kalkamaz.


Her hafta nihai veriminizi ölçün


8. Hafta sonunda nihai verimliğinizi ölçün. En azından kendinize şu üç soruyu sorun ve bunlara doğru cevaplar verin:

a. Görevlerimi karmaşıklaştırıyor muyum? Her birine
gereğinden fazla zaman mı harcıyorum? Bazı işlerimin
yetişmemesi bu yüzden midir?

a. Yoksa görevlerimi basitleştiriyor, mümkün olduğu ölçüde verimlilik tekniklerinden yararlanıyor muyum?

a. Maymuncu muyum? Başkalarının görevlerini sırtıma yüklenmekten yoksa zevk mi alıyorum? Yahut, sırtıma açıkgöz yöneticilerimin boyuna maymun yüklediklerini farketmiyor muyum?



Gün nasıl rasyonel kullanılır?


Puanı 13-19 arasında seyredenlere 'Kökten Dağınık Yöneticiler' desek, yeridir. Bunlar ciddi bir tedaviye muhtaçtır. Tedavinin ilk ayağı iş gününün akıllıca kullanılması olacaktır. Gününün hesabını veremeyen, büyük işlerin altından kalkamaz. İşte iş gününün rasyonel kullanımı için önerilenler:


1. Telefon kullanımınızı gözden geçirin. Hafta boyunca bir çetele tutun: Her gün yaptığınız konuşmaların hangileri gerçekten gerekli, hangileri lüzumsuz veya lüzumsuzca uzun, hangi telefonlara asistan veya sekreterinizin çıkması daha uygun.. kararlaştırın.
Gereksiz her türlü telefon yükünü sırtınızdan indirin.


2. Hafta boyunca verdiğiniz randevuları gözden geçirin. Bu insanların hepsiyle sizing görüşmeniz ne kadar gerekliydi? Hangileriyle asistan, sekreter veya bölüm yöneticilerinin konuşması yeterli olabilirdi?

3. Program dışı görüşmeleriniz ne sıklıkta olmuş?
Şirkete her gelenle görüşüyor musunuz yoksa? Çay, kahve ikramları kaç saatinizi almış?

4. Hafta boyunca kaç toplantıya katılmışsınız ve bunlar ne kadar zamanınızı almış? Bu zaman maliyeti normal mi?

5. Gelen/giden evrakların, faturaların, vb. incelenmesine, proje tasarımı, plan taslağı, resmi/özel mektup ve benzeri yazılara ne kadar vakit ayırmışsınız? Bunların bir kısmını sizing yerinize başkası yapamaz mıydı?

6. Öncelikli sorumluluklarınıza günlük akış içinde gerekli ihtimamı gösteriyor musunuz? Yoksa, diğer meşgalelerden ana sorumluluklarınıza vakit kalmıyor
mu? Bunu nicel biçimde tartabiliyor musunuz?

7. Ana sorumluluklarınızı ve diğer rutin görevlerinizi zaman içinde konsolide etmeyi (birleştirmeyi) becerebiliyor musunuz? Yoksa bir fragmantasyon (parçalanma) durumu mu söz konusudur?


kaynak: MUSTAFA ÖZEL

Makale Listesi


2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Biymed Eğitim
Kurumsal Eğitimler
Tavsiye Edilen Eğitimler
Kurumsal Eğitimler
Satın Alma Eğitimi

Satınalma çalışanları, uzman, yönetici ve satınalma müdürlerinin katıldığı satınalma yönetimi ve teknikleri eğitimidir. Satınalma konusunda temel bilgileri 2 gün boyunca anlatılmaktadır.

Kurumsal Eğitimler
ileri Derece Satın Alma Yönetimi Eğitimi

Satınalma uzman, şef, yönetici ve müdürleri için ileri seviye satınalma eğitimidir. Satınalma yönetimi üzerine detaylı bilgiler verilmektedir. Tedarikçi ilişkileri, performans yönetimi, Satınalma bütçesi, müzakere teknikleri ve sözleşme yönetimi gibi konuları içerir.

Kurumsal Eğitimler
Yöneticilik Eğitimi

Yönetici, yönetici adayı, patron, yönetim kurulu üyelerinin katılacağı yöneticilik ve liderlik eğitimidir. Bir yöneticinin bilmesi gereken tüm konular (Liderlik, delegasyon, iletişim, zaman, stres, toplantı, çatışma yönetimi) 2 günde çeşitli uygulamalarla anlatılmaktadır.

Kurumsal Eğitimler
Finansçı Olmayanlar için Finans Yönetimi Eğitimi

Yöneticiler, yönetici adayları, patronlar, şirket ortakları, yönetim kurulu üyeleri ve finans konusunda bilgi sahibi olmak isteyen tüm çalışanların katılacağı eğitimde güncel finansal terimler hakkında bilgi verildiği gibi mali tablolar ve bilançoların okunması ve yorumlanması konuları uygulamalı olarak işlenmektedir.

Kurumsal Eğitimler
Depo Eğitimi - Depo ve Stok Yönetimi

Depo çalışanları, Şef, Uzman ve Depo Müdürleri, lojistik ve tedarik Zinciri Çalışan ve yöneticilerinin katılacağı depo yönetimi eğitimidir. Depo ve depolama nedir? Depoya neden gerek vardır. Stoklu ve stoksuz çalışmanın faydaları gibi konular eğitmenin 20 yıllık tecrübesi ile aktarılmaktadır.

Kurumsal Eğitimler
Etkili Pazarlık ve Müzakere Teknikleri Eğitimi

Satınalma çalışanları, Şef, Uzman ve Satınalma Müdürleri, Satış çalışanları ve yöneticileri, pazarlık ve müzakere görüşmelerine katılan üst kademe yöneticileri için uygulamalı olarak yapılan bir eğitimdir. Verilen senaryoya bağlı olarak satış ve satınalmacıların bire bire müzakeresi canlandırılmaktadır.

Kurumsal Eğitimler
Raporlama ve Rapor Yazım Teknikleri Eğitimi

Rapor yazan ve sunan tüm çalışanların katılacağı raporlama eğitiminde etkin bir raporun nasıl hazırlanması gerektiği detaylı bir şekilde aktarılacaktır. Raporun Excelden kopyala yapıştırdan ibaret olmadığını eğitim boyunca yazacağınız raporlarla daha da iyi anlayacaksınız.

Kurumsal Eğitimler
Müşteri İlişkileri Yönetimi Eğitimi

Müşteri ile teması olan tüm çalışanlar başta olmak üzere, Satış ekibi yönetim kadrosu, satış destek ekibi, takım liderleri, bireysel satış uzmanları ile satış kadrolarında yer alması düşünülen insan kaynakları eğitime katılabilir. Müşteri ile yüz yüze veya telefonda temas halinde olan tüm çalışanlara yönelik bir eğitimdir.

Kurumsal Eğitimler
Bütçe Eğitimi

Bütçe eğitimi ile bir bütçenin nasıl hazırlanması gerektiği sıfırdan itibaren anlatılmaktadır. Eğitim içerisinde farklı sektörlere ait bütçe örnekleri anlatılmaktadır.