Bir Yönetici Nasıl Olmalı?

Yönetici olmak cazip bir iş.
Her gencin gönlünde ileride yönetici olmak yatıyor.

Problem şu ki :

Bir yönetici nasıl olmalı? Bu gerçeği bilenlerin sayısı çok az.

YÖNETİCİ dağınık olmamalıdır
Örgütleme, planlamadan sonra gelen en önemli yönetim fonksiyonudur. Eşyaya hükmedemeyen, zamana hükmedemez! Ne var ki, kendini örgütleyemeyen de, şirketini örgütleyemez.

Şirket yöneticilerinin bana en sık sordukları sorular zaman yönetimine dairdir. Cevabım kısa: Eşyaya hükmedemeyen, zamana hükmedemez! Önce eşyayı düzene
sokmalıyız ki, zamanımızı olabildiğince değerlendirebilelim. Bu çerçevede yıllar önce
hazırladığım bir testi dikkatlerinize yeniden sunmak istiyorum. Örgütleme, planlamadan sonra gelen en önemli yönetim fonksiyonudur. Örgütün sahip olduğu
beşerî, malî ve diğer kaynakları; örgüt amaçları uğruna en iyi biçimde tahsis ve konuşlandırma sürecidir. Ne var ki, kendini örgütleyemeyen, şirketini örgütleyemez. Aşağıdaki testten geçebilen yöneticilerin, şirketlerini optimum düzeyde örgütleyebileceklerinden şüphem yoktur.


BU TESTEN GEÇEN YÖNETİCİDİR  EVET / HAYIR

1. Dosyalarındaki gerekli bir evraka bir dakika içinde ulaşabiliyor musun?

2. Sekreterin/asistanın istediğin evrakı beş dakika içinde dosyasından çıkarıp getirebiliyor mu?

3. Sabahleyin bürona adım atarken, birinci derecede yapman gereken üç işin ne olduğunu biliyor musun?

4. Bu işleri günün sonunda genellikle bitirebiliyor musun?

5. Sekreter veya asistanınla günlük, elemanlarınla haftalık mutat değerlendirme toplantını yapıyor musun?


6. Elemanlarına, yetki alanlarına giren, amaçları ve bitirme tarihleri belli görevler mi veriyorsun?

7. Görevlerin zamanında yapılmasını sağlamak için, her zaman elemanlarını yönlendiriyor musun?

8. Başvuru kaynakları dışında, masanda en az bir haftadır bakmadığın evrak olur mu?

9. Son üç ayda, masanda kaybolduğu için cevap yazamadığın önemli bir mektup oldu mu?

10. Düzenli biçimde, 'Bana hâlâ cevap vermedin, o halde...' tarzında mektup veya telefonlar alıyor musun?

11. Son üç ayda, programlanmış herhangi bir randevu, toplantı veya özel günü unuttuğun oldu mu?

12. Haftada bir günden fazla, çanta dolusu evrakla eve gittiğin oluyor mu?

13. Çalışma saatlerinde, ister telefon ister ziyaretçi şeklinde, konsantre olma kabiliyetini etkileyen sık kesintilerden gına geliyor mu?

14. Üzerine almış olduğun görevleri aciliyet veya panik durumuna düşünceye kadar erteliyor musun?

15. Astlarından, içinden birkaç anahtar noktayı bizzat çıkarmak zorunda kaldığın upuzun raporlar alıyor musun?

16. Kendi hazırladığın raporlar aşırı ayrıntılı oluyor mu?

17. Masanda/odanda dergi ve gazeteler okunmadan üst üste yığılıyor mu?

18. Sık sık, kendi işlerine ek olarak, elemanlarının işlerinin bir kısmını da yapmaya yelteniyor musun?

19. Ayrıntılara dalıp yeni iş fırsatlarını gözardı ettiğin oluyor mu?

ANAHTAR:

1-7. sorulara verilen her HAYIR cevabına 1 puan; aynı şekilde, 8-19. sorulara verilen her EVET cevabına 1  puan veriniz. Puanınız 1-5 arası ise, kendini çok iyi örgütlemiş bir yöneticisiniz. Tebrik ederim. Puanınız 6-8 arasında seyrediyorsa, biraz özenli çalışmayla 'organize yönetici' olabilirsiniz. Puanınız 9-12 aralığındaysa, ciddi sorunlar var demektir. Mutlaka planlı bir çalışmaya ihtiyacınız vardır. Puanı 13-19 aralığında olanların özel konsültasyona ihtiyaçları vardır. Bir tür terapi gerekli olabilir!

Yandaki testten 1-5 arası puan alanları 'organize yönetici' sınıfına koyuyoruz. Bunlar için tek önemli tehlike, 'Biz bu işi öğrendik!' tarzındaki mağrur tavırdır. Öğrenmeden asla geri durmamalı, değişimin en önemli hayat yasalarından biri olduğunu hatırdan çıkarmamalıdırlar. Puanı 6-8 arasında seyredenlere 'Hafif DağınıkYöneticiler' diyorum. Bunlar en kritik 'yanlış' cevap üzerinde odaklanmalı ve o yanlarını törpüleyecek çarelere başvurmalıdırlar. Sonra ikinci en önemli hataya geçmeli, onu izale etmeye
çabalamalıdırlar.

Puanı 9-12 arasında seyredenlere "Yarı DağınıkYöneticiler" diyebiliriz. Düzensizlik bunlar için son derece yıkıcı olabilecek düzeye ulaşabilir.
Onlar için 7-adımlı bir süreç öneriyoruz:

7 önemli nokta

1. Birinci derecedeki üç sorumluluğunuzu sıralayın:
Satış, pazarlama, ürün geliştirme.. gibi.

2. Şirketinizin karşı karşıya bulunduğu en önemli üç meseleyi sıralayın: Nakit akışını düzeltme, pazarınızı genişletme, yeni ürünler geliştirme.. gibi.

3. Sorumluluklarınızdan hangilerinin şirketinizin amaçlarıyla doğrudan ilintili olduğunu kararlaştırın.

4. Bu sorumlulukların adam gibi ele alınmasını engelleyen hususları sıralayın.

5. Düzenli bir örgütlenme seansı yapın: Haftada bir saat, haftada iki yarım saat veya günde 15 dakika.. gibi. Doktor randevusunu kaçırın, ama bu seansları kaçırmayın!

6. İlk seansta en çetrefil meseleyi ele alın, sonra
sırayla diğerlerini. Üç meseleyi birden çözmeye
kalkmayın.

7. Her ay özel bir toplantı yaparak, problemlerinizin ne ölçüde sistematik tarzda halledilmekte olduğunu değerlendirin. Olumlu gelişme görüyorsanız, süreçlere devam edin. Aksi halde, yönteminiz üzerinde yeni baştan düşünün.


Puanı 13-19 arasında seyredenlere 'Kökten Dağınık Yöneticiler' desek, yeridir. Bunlar ciddi bir tedaviye muhtaçtır. Tedavinin ilk ayağı iş gününün akıllıca kullanılması olacaktır. Gününün hesabını veremeyen, büyük işlerin altından kalkamaz.


Her hafta nihai veriminizi ölçün


8. Hafta sonunda nihai verimliğinizi ölçün. En azından kendinize şu üç soruyu sorun ve bunlara doğru cevaplar verin:

a. Görevlerimi karmaşıklaştırıyor muyum? Her birine
gereğinden fazla zaman mı harcıyorum? Bazı işlerimin
yetişmemesi bu yüzden midir?

a. Yoksa görevlerimi basitleştiriyor, mümkün olduğu ölçüde verimlilik tekniklerinden yararlanıyor muyum?

a. Maymuncu muyum? Başkalarının görevlerini sırtıma yüklenmekten yoksa zevk mi alıyorum? Yahut, sırtıma açıkgöz yöneticilerimin boyuna maymun yüklediklerini farketmiyor muyum?



Gün nasıl rasyonel kullanılır?


Puanı 13-19 arasında seyredenlere 'Kökten Dağınık Yöneticiler' desek, yeridir. Bunlar ciddi bir tedaviye muhtaçtır. Tedavinin ilk ayağı iş gününün akıllıca kullanılması olacaktır. Gününün hesabını veremeyen, büyük işlerin altından kalkamaz. İşte iş gününün rasyonel kullanımı için önerilenler:


1. Telefon kullanımınızı gözden geçirin. Hafta boyunca bir çetele tutun: Her gün yaptığınız konuşmaların hangileri gerçekten gerekli, hangileri lüzumsuz veya lüzumsuzca uzun, hangi telefonlara asistan veya sekreterinizin çıkması daha uygun.. kararlaştırın.