Süreç Yönetimi Nedir?

Süreç Nedir?

	Bir girdiyi alıp, bir değer ekleyerek/katarak müşteri için bir ürün/sonuç/çıktı ortaya koyan etkinlikler bütünüdür.
	Girdiler, eylemler ve çıktıların oluşturduğu kombinasyonlardır.

Sürecin Üç Tabakası

	Öz aktiviteler
	Kritik fakat öz olmayan aktiviteler
	Öz ve kritik olmayan aktiviteler

Üç Tabakaya Bir Örnek

3tabaka.jpg (12370 bytes)

	TKY sonuç değil süreç odaklı bir yönetim yaklaşımıdır.
	TKY anlayışında, doğrudan sonuçlara bakılarak değerlendirme veya iyileştirme çalışması yapılmaz.
	TKY’de sonuçları etkileyen tüm süreçler sistematik olarak değerlendirilir ve iyileştirilir.

Bir kurumda süreç yönetimi ilkesini hayata geçirebilmek için öncelikle;

Süreçler belirlenmelidir.

Bir kurumun süreçleri, o kurumun misyonu, vizyonu ve oluşturduğu politika ve stratejilerinden tesbit edilir.

Süreçler belirlenirken sürecin çıktısını, iç müşteri yada dış müşterinin kullanması bakımından bir tasnif yapılabilir.

Ancak genelde süreçler iki grupta toplanır;

Operasyonel süreçler ;

Kurumun misyonu doğrultusunda kurum stratejisini belirlemesinden hizmetin müşteriye ulaştırılıncaya kadar olan ardışık süreçlerdir.

Yönetsel süreçler;

Operasyonel süreçlerin etkin bir biçimde gerçekleştirilmeleri için yönetilen süreçlerdir.

Belirlenen ve hiyerarşik sıralaması yapılan bu süreçler arasından kritik süreçlerin belirlenmesi gerekir.

Kritik süreç;

Öncelikle çözümlenmesi gereken veya yeniden yapılandırılması gereken süreçlere denir.
Kurumun ana çıktısını en çok etkileyen süreçler kritik süreç olarak belirlenebilir.
Yine yapılan özdeğerlendirme sonucunda ortaya çıkan iyileştirmeye açık alanlar kritik süreç olarak belirlenebilir.

Süreçler Sahiplendirilmelidir.
Süreçlerin mutlaka sahiplendirilmesi gerekir.
- Her bir süreç yalnız bir kişiye verilir. -
Süreç içerisinde yer alan kişilerden sürecin çıktısından en fazla sorumlu olan kişi sürecin sahibi olarak belirlenir.
- Süreç içerisinde sorumluluğu eşit olan birden çok kişi varsa o sürecin sahibi, sürecin çıktısını kullanan kişi tarafından belirlenmesi önerilir.

Süreç Sahibinin Görevleri;

	Süreç tanımını oluşturmak ve güncel tutmak
	Sürecin iyileştirme çalışmalarına liderlik etmek
	Süreci periyodik olarak gözden geçirmek
	Periyodik olarak süreç gözden geçirme raporunu hazırlamak (zamanlama; Birime, sürece göre değişebilir.)
	Sürecin performansını ölçmek
	Süreç değişikliklerini duyurmak
	Süreç müşterilerinin memnuniyetini ölçmek

Süreçler Tanımlanmalıdır
Kurumda süreçler belirlendikten sonra tanımlanır.
Tanımlanan süreçler, bir üst sürecin sahibi yada birimin/bölümün amiri tarafından onaylanır.
Tüm ana süreçler birim amirinin onayına sunulur.

Süreç Öğeleri;

Sürecin No’su.

Sürecin adı.

Sürecin sahibi.

İçinde yer aldığı süreç.

Alt süreçleri.

Süreçler arasındaki yerinin belirlenmesi.

Girdileri.

İşlemleri.

Çıktıları.

Tedarikçileri.

Müşterileri.

Sürecin standardı.

Süreçlerin İyileştirilmesi

Süreç iyileştirmede genellikle iki yöntem kullanılır.

	Buluş yoluyla süreçlerin iyileştirilmesi.
	Sürekli iyileşme (KAİZEN) yöntemi ile iyileşme.

Buluş Yoluyla Süreçlerin İyileştirilmesi.

Daha çok klasik yönetim anlayışının hakim olduğu kurumlarda gözlenen bir gelişme yöntemidir.
Klasik birimlerde yeni bir atılıma kadar mevcut durum korunur.
Kurumdaki iş ve işlemler bu mevcut duruma uygun gerçekleştirilir.
Gelişmeler ise AR-GE lerce önerilir.
Bu yöntem genellikle büyük yatırımlar gerektirdiği için, Sistemi ve kişileri uzun süre aynı durumda kilitleyerek işletme körlüğüne neden olabildiği için,
Araştırma (AR-GE) birimince sunulan değişiklik teklifleri belirli direnişlere veya adaptasyon zorluklarına neden olduğu için. Tavsiye edilen bir anlayış değildir.
Ancak bu hiç bir zaman kurumun yürüttüğü faaliyetlerle ilgili yapılan yenilik ve buluşların kuruma alınmaması manasına gelmez.

Sürekli İyileşme (KAİZEN) Yöntemi İle İyileşme

Japonlar tarafından geliştirilen bir yöntemdir. KAİZEN sürekli iyileşmeyi ifade eden bir kelimedir. Sistematik bir biçimde gerçekleştirilen küçük küçük iyileştirmelerin birikerek sonunda büyük iyileştirmeleri sağlayacağı iddia edilir.

Sürekli İyileşme (KAİZEN) Yöntemi İle İyileşme;

	Bu tür küçük iyileştirmeler eskiyi bir anda ortadan kaldırmaz.
	Bu sayede büyük yatırımları gerektirmez.
	Geliştirmeleri personelin yapması beklendiği için tüm çalışanların yaratıcılıklarını ortaya koymalarına fırsat verir.
	İşi yapanlar tarafından önerildiği için benimsenilmesi ve sahiplenilmesi çok kolay olur.
	-Kuruluşun bütün faaliyetlerinde bir canlılık görülür ve dinamizm artar.
	-İşi yapanların teknik bilgi ve becerileri gelişir.
	-Personelin iş doyumuna ulaşması kolaylaşır.

Süreç yönetiminde, süreçlerin sürekli sorgulanarak geliştirilmesi esastır.
Çünkü KAİZEN sonu olmayan bir süreçtir.
Ancak bir kurumda sürekli gelişmeyi sağlayabilmek için öncelikle o kurumda olumlu bir yapının olması gerekir.
Kurumda mevcut durum yeterli görülmemelidir.
Sadece kötü yapılan işler iyileştirilir anlayışı eksiktir.
İyi yapılan işlerin de daha iyi yapılabileceği unutulmamalıdır.

Süreç Yönetiminde İyileştirmeler Nasıl Yapılmalıdır?

	Bir kurumun süreçlerini iyileştirmek o kurumda çalışan herkesin görevi olmalıdır.
	Çalışanlar süreçlerin iyileştirilmesi ya da geliştirilmesi için öneride bulunurlar. Her hangi bir süreçte iyileştirme amaçlı öneriler genelde iki şekilde yapılır.

Bireysel Önerilerle;

	Süreçlerle ilgili bireysel olarak iyileştirme amaçlı tekliflerde bulunulabilir.
	Bunun için kurumda bireysel öneri sistemi oluşturulmalıdır.

Problem Çözme Ekiplerince (Kalite Çemberleri)

	Problem çözme ekiplerince bir süreçte yaşanan problem ele alınarak iyileştirme amaçlı değerlendirilebilir.
	TKY’nin uygulandığı kurumlarda bu tür ekip çalışmalarına fırsat verecek düzenlemeler yapılmalıdır.

Burada özellikle vurgulanması gereken iki husus vardır.

	Birincisi bu tür ekipler gönüllük esasına göre oluşturulmalı kimse zorlanmamalıdır.
	İkincisi ise kalite çemberlerine alınacak personel yeterli bir eğitime (özellikle TKY eğitimleri kapsamında verilen problem çözme teknikleri) tabi tutulmalıdır.

Süreç İyileştirmede

Yöntem Sürecin kurumun ana misyonunu uygun olup olmadığı,

Girdilerinde bir eksiklik veya yetersizlik var mı?

İşlemler bölümünde;

	Tekrar edilen faaliyetler var mı?
	Sürece veya çıktıya katma değer katmayan faaliyetler var mı?
	Kontrol adımları ve onaylamaları azaltılabilir mi?

Çıktı hedeflere uygun mu?

Süreç Geliştirme Fırsatları

Bir sürecin gelişmesine fırsat verecek veriler 3 şekilde elde edilebilir.

	Müşterinin sesi - sürecin performansı = gelişme fırsatları.
	Sektörün en iyileri performansı - birimin performansı = gelişme fırsatları.
	Birimin hedefleri - birimin mevcut durumu = gelişme fırsatları.

Önerilerin Değerlendirilmesi

Süreçlerde yaşanan problemlerle ilgili çoğu zaman birden fazla öneri gelir bu gibi durumlarda önerilerden bazılarını elimine etmek gerekir.

Temel neden	Çözüm önerileri	Uygulanabilirlik puanı	Etki derecesi Puanı	Toplam puanı	Onay E/H

Uygulanabilirlik puanı, çözüm yönteminin;

	Gerçekleşme süresi,
	Maliyeti,
	Gereken işgücü,
	Mevzuata uygunluğu vb.

Özelliklere göre 1 ile 5 arası puanlandırılır.

Etki derecesi puanı;
Öne sürülen çözüm yönteminin sorunu çözmedeki yeterliliği 1 ile 5 arası puan verilerek değerlendirilir.
Toplam puan;
Uygulanabilirlik puanı ile etki derecesi puanı çarpılarak bulunur.
Son bölümde elde edilen puanlara göre öneri kabul veya reddedilir.

Bazı konularda çalışanlardan öneri alınmaz.

Örnek;

	Ücretler,
	Sendikal faaliyetler,
	Kurumun kuralları,
	Kurumun faaliyetleri ile ilgisi olmayan konular,
	Kişisel problemler.

Süreç Haritasının Hazırlanma Amaçları

	Üretim için gerekli işlem ve eylemler arasında nasıl etkileşim olduğunun anlaşılması
	Süreçte kaliteyi düşüren ya da süreci yavaşlatan bozukluklar/problemlerin görülmesi
	Hangi etkinliklerin çıktıya/ürüne artı bir değer kattığının görülmesi
	Değişmesi gerekli süreçlerin belirlenmesi
	İşlemler, eylemler arası fonksiyonel takımlar oluşturmak ve süreçleri geliştirmek

Harita Hazırlamanın Aşamaları

Süreç kavramının anlaşılmasının sağlanması

Okuldaki temel süreçlerin belirlenmesi

Süreç haritasının oluşturulması için takımların oluşturulması

Takım çalışmaları ile okulda varolan süreçlerin yeniden tanımlanması

Varolan süreçlerde

	Eksikliklerin,
	problemlerin,
	israfların,
	zaman kaybının,
	tekrarların,
	Binişikliklerin ortaya koyulması

Süreçleri yeniden düzenle

Süreç Haritaları Hazırlanması Aşamasında Sorulacak Sorular

	Her bir işlem/eylem aşaması ortaya çıkan ürüne bir artı değer katıyor mu?
	Gereksiz, israfa ve zaman kaybına neden olan aşamalar var mı?
	Tekrarlar ve binişmeler var mı?

Süreç Haritaları Neleri İçerir

	Her bir işlem / eylem aşamaları
	Aşamaların girdi ve çıktıları
	Her bir aşamada alınacak kararları
	Eylemleri ve işlemleri gerçekleştirecek bireyleri
	Her bir aşama için gerekli süreyi
	İşlem / eylem aşamaları arasındaki ilişkileri