Süreç Yönetimi Nedir?

Süreç Yönetimi Nedir?

Süreç Nedir?

  • Bir girdiyi alıp, bir değer ekleyerek/katarak müşteri için bir ürün/sonuç/çıktı ortaya koyan etkinlikler bütünüdür.

  • Girdiler, eylemler ve çıktıların oluşturduğu kombinasyonlardır.

Sürecin Üç Tabakası

  • Öz aktiviteler

  • Kritik fakat öz olmayan aktiviteler

  • Öz ve kritik olmayan aktiviteler

Üç Tabakaya Bir Örnek

3tabaka.jpg (12370 bytes)

  • TKY sonuç değil süreç odaklı bir yönetim yaklaşımıdır.

  • TKY anlayışında, doğrudan sonuçlara bakılarak değerlendirme veya iyileştirme çalışması yapılmaz.

  • TKY’de sonuçları etkileyen tüm süreçler sistematik olarak değerlendirilir ve iyileştirilir.

Bir kurumda süreç yönetimi ilkesini hayata geçirebilmek için öncelikle;

Süreçler belirlenmelidir.

Bir kurumun süreçleri, o kurumun misyonu, vizyonu ve oluşturduğu politika ve stratejilerinden tesbit edilir.

Süreçler belirlenirken sürecin çıktısını, iç müşteri yada dış müşterinin kullanması bakımından bir tasnif yapılabilir.

Ancak genelde süreçler iki grupta toplanır;

  1. Operasyonel süreçler ;

Kurumun misyonu doğrultusunda kurum stratejisini belirlemesinden hizmetin müşteriye ulaştırılıncaya kadar olan ardışık süreçlerdir.

  1. Yönetsel süreçler;

Operasyonel süreçlerin etkin bir biçimde gerçekleştirilmeleri için yönetilen süreçlerdir.

Belirlenen ve hiyerarşik sıralaması yapılan bu süreçler arasından kritik süreçlerin belirlenmesi gerekir.

 

bullet

Kritik süreç;

Öncelikle çözümlenmesi gereken veya yeniden yapılandırılması gereken süreçlere denir.
Kurumun ana çıktısını en çok etkileyen süreçler kritik süreç olarak belirlenebilir.
Yine yapılan özdeğerlendirme sonucunda ortaya çıkan iyileştirmeye açık alanlar kritik süreç olarak belirlenebilir.

bullet

Süreçler Sahiplendirilmelidir.
Süreçlerin mutlaka sahiplendirilmesi gerekir.
- Her bir süreç yalnız bir kişiye verilir. -
Süreç içerisinde yer alan kişilerden sürecin çıktısından en fazla sorumlu olan kişi sürecin sahibi olarak belirlenir.
- Süreç içerisinde sorumluluğu eşit olan birden çok kişi varsa o sürecin sahibi, sürecin çıktısını kullanan kişi tarafından belirlenmesi önerilir.

Süreç Sahibinin Görevleri;

bullet

Süreç tanımını oluşturmak ve güncel tutmak

bullet

Sürecin iyileştirme çalışmalarına liderlik etmek

bullet

Süreci periyodik olarak gözden geçirmek

bullet

Periyodik olarak süreç gözden geçirme raporunu hazırlamak (zamanlama; Birime, sürece göre değişebilir.)

bullet

Sürecin performansını ölçmek

bullet

Süreç değişikliklerini duyurmak

bullet

Süreç müşterilerinin memnuniyetini ölçmek

Süreçler Tanımlanmalıdır
Kurumda süreçler belirlendikten sonra tanımlanır.
Tanımlanan süreçler, bir üst sürecin sahibi yada birimin/bölümün amiri tarafından onaylanır.
Tüm ana süreçler birim amirinin onayına sunulur.

Süreç Öğeleri;

bullet

Sürecin No’su.

bullet

Sürecin adı.

bullet

Sürecin sahibi.

bullet

İçinde yer aldığı süreç.

bullet

Alt süreçleri.

bullet

Süreçler arasındaki yerinin belirlenmesi.

bullet

Girdileri.

bullet

İşlemleri.

bullet

Çıktıları.

bullet

Tedarikçileri.

bullet

Müşterileri.

bullet

Sürecin standardı.

bullet

Süreçlerin İyileştirilmesi

bullet

Süreç iyileştirmede genellikle iki yöntem kullanılır.

bullet

Buluş yoluyla süreçlerin iyileştirilmesi.

bullet

Sürekli iyileşme (KAİZEN) yöntemi ile iyileşme.

 

 

 
Buluş Yoluyla Süreçlerin İyileştirilmesi.

Daha çok klasik yönetim anlayışının hakim olduğu kurumlarda gözlenen bir gelişme yöntemidir.
Klasik birimlerde yeni bir atılıma kadar mevcut durum korunur.
Kurumdaki iş ve işlemler bu mevcut duruma uygun gerçekleştirilir.
Gelişmeler ise AR-GE lerce önerilir.
Bu yöntem genellikle büyük yatırımlar gerektirdiği için, Sistemi ve kişileri uzun süre aynı durumda kilitleyerek işletme körlüğüne neden olabildiği için,
Araştırma (AR-GE) birimince sunulan değişiklik teklifleri belirli direnişlere veya adaptasyon zorluklarına neden olduğu için.
Tavsiye edilen bir anlayış değildir.
Ancak bu hiç bir zaman kurumun yürüttüğü faaliyetlerle ilgili yapılan yenilik ve buluşların kuruma alınmaması manasına gelmez.

Sürekli İyileşme (KAİZEN) Yöntemi İle İyileşme

Japonlar tarafından geliştirilen bir yöntemdir. KAİZEN sürekli iyileşmeyi ifade eden bir kelimedir. Sistematik bir biçimde gerçekleştirilen küçük küçük iyileştirmelerin birikerek sonunda büyük iyileştirmeleri sağlayacağı iddia edilir.

Sürekli İyileşme (KAİZEN) Yöntemi İle İyileşme;

bullet

Bu tür küçük iyileştirmeler eskiyi bir anda ortadan kaldırmaz.

bullet

Bu sayede büyük yatırımları gerektirmez.

bullet

Geliştirmeleri personelin yapması beklendiği için tüm çalışanların yaratıcılıklarını ortaya koymalarına fırsat verir.

bullet

İşi yapanlar tarafından önerildiği için benimsenilmesi ve sahiplenilmesi çok kolay olur.

bullet

-Kuruluşun bütün faaliyetlerinde bir canlılık görülür ve dinamizm artar.

bullet

-İşi yapanların teknik bilgi ve becerileri gelişir.

bullet

-Personelin iş doyumuna ulaşması kolaylaşır.

Süreç yönetiminde, süreçlerin sürekli sorgulanarak geliştirilmesi esastır.
Çünkü KAİZEN sonu olmayan bir süreçtir.
Ancak bir kurumda sürekli gelişmeyi sağlayabilmek için öncelikle o kurumda olumlu bir yapının olması gerekir.
Kurumda mevcut durum yeterli görülmemelidir.
Sadece kötü yapılan işler iyileştirilir anlayışı eksiktir.
İyi yapılan işlerin de daha iyi yapılabileceği unutulmamalıdır.

Süreç Yönetiminde İyileştirmeler Nasıl Yapılmalıdır?

bullet

Bir kurumun süreçlerini iyileştirmek o kurumda çalışan herkesin görevi olmalıdır.

bullet

Çalışanlar süreçlerin iyileştirilmesi ya da geliştirilmesi için öneride bulunurlar. Her hangi bir süreçte iyileştirme amaçlı öneriler genelde iki şekilde yapılır.

  1. Bireysel Önerilerle;

bullet

Süreçlerle ilgili bireysel olarak iyileştirme amaçlı tekliflerde bulunulabilir.

bullet

Bunun için kurumda bireysel öneri sistemi oluşturulmalıdır.

  1. Problem Çözme Ekiplerince (Kalite Çemberleri)

bullet

Problem çözme ekiplerince bir süreçte yaşanan problem ele alınarak iyileştirme amaçlı değerlendirilebilir.

bullet

TKY’nin uygulandığı kurumlarda bu tür ekip çalışmalarına fırsat verecek düzenlemeler yapılmalıdır.

Burada özellikle vurgulanması gereken iki husus vardır.

bullet

Birincisi bu tür ekipler gönüllük esasına göre oluşturulmalı kimse zorlanmamalıdır.

bullet

İkincisi ise kalite çemberlerine alınacak personel yeterli bir eğitime (özellikle TKY eğitimleri kapsamında verilen problem çözme teknikleri) tabi tutulmalıdır.

Süreç İyileştirmede

bullet

Yöntem Sürecin kurumun ana misyonunu uygun olup olmadığı,

bullet

Girdilerinde bir eksiklik veya yetersizlik var mı?

bullet

İşlemler bölümünde;

bullet

Tekrar edilen faaliyetler var mı?

bullet

Sürece veya çıktıya katma değer katmayan faaliyetler var mı?

bullet

Kontrol adımları ve onaylamaları azaltılabilir mi?

 

bullet

Çıktı hedeflere uygun mu?

Süreç Geliştirme Fırsatları

Bir sürecin gelişmesine fırsat verecek veriler 3 şekilde elde edilebilir.

bullet

Müşterinin sesi - sürecin performansı = gelişme fırsatları.

bullet

Sektörün en iyileri performansı - birimin performansı = gelişme fırsatları.

bullet

Birimin hedefleri - birimin mevcut durumu = gelişme fırsatları.

Önerilerin Değerlendirilmesi

Süreçlerde yaşanan problemlerle ilgili çoğu zaman birden fazla öneri gelir bu gibi durumlarda önerilerden bazılarını elimine etmek gerekir.

Temel neden

Çözüm önerileri

Uygulanabilirlik puanı

Etki derecesi Puanı

Toplam puanı

Onay E/H

 

 

 

 

 

 

Uygulanabilirlik puanı, çözüm yönteminin;

bullet

Gerçekleşme süresi,

bullet

Maliyeti,

bullet

Gereken işgücü,

bullet

Mevzuata uygunluğu vb.

Özelliklere göre 1 ile 5 arası puanlandırılır.

Etki derecesi puanı;
Öne sürülen çözüm yönteminin sorunu çözmedeki yeterliliği 1 ile 5 arası puan verilerek değerlendirilir.
Toplam puan;
Uygulanabilirlik puanı ile etki derecesi puanı çarpılarak bulunur.
Son bölümde elde edilen puanlara göre öneri kabul veya reddedilir.

 

 

Bazı konularda çalışanlardan öneri alınmaz.

Örnek;

bullet

Ücretler,

bullet

Sendikal faaliyetler,

bullet

Kurumun kuralları,

bullet

Kurumun faaliyetleri ile ilgisi olmayan konular,

bullet

Kişisel problemler.

Süreç Haritasının Hazırlanma Amaçları

bullet

Üretim için gerekli işlem ve eylemler arasında nasıl etkileşim olduğunun anlaşılması

bullet

Süreçte kaliteyi düşüren ya da süreci yavaşlatan bozukluklar/problemlerin görülmesi

bullet

Hangi etkinliklerin çıktıya/ürüne artı bir değer kattığının görülmesi

bullet

Değişmesi gerekli süreçlerin belirlenmesi

bullet

İşlemler, eylemler arası fonksiyonel takımlar oluşturmak ve süreçleri geliştirmek

Harita Hazırlamanın Aşamaları

bullet

Süreç kavramının anlaşılmasının sağlanması

bullet

Okuldaki temel süreçlerin belirlenmesi

bullet

Süreç haritasının oluşturulması için takımların oluşturulması

bullet

Takım çalışmaları ile okulda varolan süreçlerin yeniden tanımlanması

bullet

Varolan süreçlerde

 

Eksikliklerin,

bullet

problemlerin,

bullet

israfların,

bullet

zaman kaybının,

bullet

tekrarların,

bullet

Binişikliklerin ortaya koyulması

 

bullet

Süreçleri yeniden düzenle

Süreç Haritaları Hazırlanması Aşamasında Sorulacak Sorular

bullet

Her bir işlem/eylem aşaması ortaya çıkan ürüne bir artı değer katıyor mu?

bullet

Gereksiz, israfa ve zaman kaybına neden olan aşamalar var mı?

bullet

Tekrarlar ve binişmeler var mı?

Süreç Haritaları Neleri İçerir

bullet

Her bir işlem / eylem aşamaları

bullet

Aşamaların girdi ve çıktıları

bullet

Her bir aşamada alınacak kararları

bullet

Eylemleri ve işlemleri gerçekleştirecek bireyleri

bullet

Her bir aşama için gerekli süreyi

bullet

İşlem / eylem aşamaları arasındaki ilişkileri

 surechrt1.jpg (23126 bytes)

 

Makale Başlıkları

 

Makale Listesi


2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Biymed Eğitim
Kurumsal Eğitimler
Tavsiye Edilen Eğitimler
Kurumsal Eğitimler
Satın Alma Eğitimi

Satınalma çalışanları, uzman, yönetici ve satınalma müdürlerinin katıldığı satınalma yönetimi ve teknikleri eğitimidir. Satınalma konusunda temel bilgileri 2 gün boyunca anlatılmaktadır.

Kurumsal Eğitimler
ileri Derece Satın Alma Yönetimi Eğitimi

Satınalma uzman, şef, yönetici ve müdürleri için ileri seviye satınalma eğitimidir. Satınalma yönetimi üzerine detaylı bilgiler verilmektedir. Tedarikçi ilişkileri, performans yönetimi, Satınalma bütçesi, müzakere teknikleri ve sözleşme yönetimi gibi konuları içerir.

Kurumsal Eğitimler
Yöneticilik Eğitimi

Yönetici, yönetici adayı, patron, yönetim kurulu üyelerinin katılacağı yöneticilik ve liderlik eğitimidir. Bir yöneticinin bilmesi gereken tüm konular (Liderlik, delegasyon, iletişim, zaman, stres, toplantı, çatışma yönetimi) 2 günde çeşitli uygulamalarla anlatılmaktadır.

Kurumsal Eğitimler
Finansçı Olmayanlar için Finans Yönetimi Eğitimi

Yöneticiler, yönetici adayları, patronlar, şirket ortakları, yönetim kurulu üyeleri ve finans konusunda bilgi sahibi olmak isteyen tüm çalışanların katılacağı eğitimde güncel finansal terimler hakkında bilgi verildiği gibi mali tablolar ve bilançoların okunması ve yorumlanması konuları uygulamalı olarak işlenmektedir.

Kurumsal Eğitimler
Depo Eğitimi - Depo ve Stok Yönetimi

Depo çalışanları, Şef, Uzman ve Depo Müdürleri, lojistik ve tedarik Zinciri Çalışan ve yöneticilerinin katılacağı depo yönetimi eğitimidir. Depo ve depolama nedir? Depoya neden gerek vardır. Stoklu ve stoksuz çalışmanın faydaları gibi konular eğitmenin 20 yıllık tecrübesi ile aktarılmaktadır.

Kurumsal Eğitimler
Etkili Pazarlık ve Müzakere Teknikleri Eğitimi

Müzakere yöntemleri ile münakaşalardan kurtulun. Satınalma çalışanları, Şef, Uzman ve Satınalma Müdürleri, Satış çalışanları ve yöneticileri, pazarlık ve müzakere görüşmelerine katılan üst kademe yöneticileri için uygulamalı olarak yapılan bir eğitimdir. Verilen senaryoya bağlı olarak satış ve satınalmacıların bire bire müzakeresi canlandırılmaktadır.

Kurumsal Eğitimler
Raporlama ve Rapor Yazım Teknikleri Eğitimi

Rapor yazan ve sunan tüm çalışanların katılacağı raporlama eğitiminde etkin bir raporun nasıl hazırlanması gerektiği detaylı bir şekilde aktarılacaktır. Raporun Excelden kopyala yapıştırdan ibaret olmadığını eğitim boyunca yazacağınız raporlarla daha da iyi anlayacaksınız.

Kurumsal Eğitimler
Müşteri İlişkileri Yönetimi Eğitimi

Müşteri ile teması olan tüm çalışanlar başta olmak üzere, Satış ekibi yönetim kadrosu, satış destek ekibi, takım liderleri, bireysel satış uzmanları ile satış kadrolarında yer alması düşünülen insan kaynakları eğitime katılabilir. Müşteri ile yüz yüze veya telefonda temas halinde olan tüm çalışanlara yönelik bir eğitimdir.

Kurumsal Eğitimler
Bütçe Eğitimi

Bütçe eğitimi ile bir bütçenin nasıl hazırlanması gerektiği sıfırdan itibaren anlatılmaktadır. Eğitim içerisinde farklı sektörlere ait bütçe örnekleri anlatılmaktadır.