Bilgi Paylaştıkça Çoğalır

Utku Akça
Mesleki hayatım boyunca implementasyon ekibi üyesi olarak bir MRP II (tek şirket, 200 kullanıcı), proje yöneticisi olarak bir muhasebe tabanlı yazılımın lojistik ayağı (tek şirket, 30 kullanıcı), bir MRP II (tek şirket, 75 kullanıcı), iki ERP (toplam 7 şirket, 300 kullanıcı) implementasyonunda bulundum ve hiç danışmanlık yapmadım. Düşünüyorum bu implementasyonların hiçbirisi birbirine tıpatıp benzememekte. Çünkü implemente edilen yazılım, faaliyet alanları, hedefler, kapsam, yönetimin verdiği destek, işletme içi kalifiye insan kaynağı, danışman desteği…vb gibi unsurlar farklı oldu. Başarıyı belirleyen ortak unsurlar var mıydı. Bu incelemede ERP implementasyonlarında belki en ortak unsur olan proje yöneticisi üzerinde duracağım.

ERP implementasyonlarında iki isim işletmede öndedir. Birincisi yazılımın, ikincisi proje yöneticisinin adı. Bir açıdan bakarsanız sanki tüm araçlar proje yöneticisinin elinde başka açıdan bakarsanız hiçbirisi. Bir açıdan bakarsanız çevresi onu destekleyen insan dolu, bir başka açıdan bakarsanız çok yalnız. Tartışmasız bir konu varsa o da sorumluluk onun omuzlarında ve başarıya/başarısızlığa giden yolda çok belirleyici. Ona sunulan kil ve su ile mükemmel bir heykel de yapabilir herhangi bir heykel de veya hiçbirşey de ortaya çıkmayabilir.

Bir proje yöneticisinin sahip olması gereken özellikler başarıya açılan giden kapının aralayıcısıdır. Proje yöneticisinin bence sahip olması gereken en önemli özellik tecrübe, daha sonra iletişim yeteneği, modelleme ve risk yönetimi becerisidir.

Tecrübe
En önemli konudur yeri başka birşey ile doldurulamaz. Hiçbir stratejik hata yapılmamalı yoksa implementasyon başlamadan bitebilir. Zaten riskli onan ERP projeleri hiçbir stratejik hatayı kaldıramazlar. Daha başlangıçta başarısızlık için gerekli adımlar atılabilir. Fakat her adımda birçok alternatif var. Ne yazıkki temel/stratejik adımlarda doğru yol yalnız düşünerek bulunamıyor. Alınacak kararın doğru veya yalnışlığı çoğunlukla canlı kullanıma geçtikten sonra, yani ilgili kararın alınmasından aylar sonra belli oluyor.

İletişim yeteneği
ERP projeleri sanıldığı gibi satınalınan yazılım ile yapılmaz o işletmenin insan kaynağı ve işletme kültürü ile yapılır. Proje yöneticisinin en çok vaktini alacak unsur yöneticiler, proje ekibi ve kullanıcılar ile kuracağı ilişkiler olacaktır.

Yöneticiler: Proje yöneticisi diğer yöneticilerin güvenini kazanmalıdır. İşletmenin yöneticileri ERP implementasyonunda kilit kişilerdir. Projeye inanmazlarsa bölüm personellerini de olumsuz etkilerler. Yöneticilerin kritik kararlar ile ilgili görüşleri kesinlikle alınmalı projenin genel gidişi hakkında en az ayda bir bilgilendirilmelidirler Tüm kritik iş süreçleri ilgili yönetici ile modelleme sırasında görüşülmeli ve onay alınmalıdır.

Proje ekibi: Şurası bir gerçek ki ERP implemetasyonları işletme personelinden özveri ister. Mesai saatleri içerisinde çalışılarak tamamlanan hiçbir başarılı implementasyon bilmiyorum. İmplementasyon ekibinin tüm üyeleri idari olarak proje yöneticisine bağlı olmazlar. En kuvvetli bağın kurulması sağlanmalıdır. Bu bağ başarıya ulaşmaya kenetlenmiş ekip ruhudur.

Kullanıcılar: Proje yöneticisinin kullanıcılar ile birerbir ilgilenmesi mümkün değildir. Bu sebeple iletişim toplu sunum ve yazılı belgeler ile yapılabilir. Bu grubun daha implementasyon başlangıcında yeni sisteme endişe veya umursamazlık yerine sempati ile bakmasının sağlanması önemlidir.

Modelleme becerisi
Ne kapsamda olursa olsun bence bir ERP projesi temel hatları ile iki A4 sayfa içerisinde tanımlanabilir.

Birinci sayfada düz yazı ile implementasyon stratejileri ikinci sayfada ise kutular ve oklarla modellenen yönetim sistemi. Kavramsal tasarım da denilebilecek bu adım kesinlikle atlanmamalıdır. Yoksa bir A4 sayfasında görüp ortadan kaldırabileceğiniz aksaklıklar, canlı kullanıma geçtikten sonra gerçek hayatta artık düzeltilmesi çok zor problemler olarak karşınıza çıkar. Yapılabilecek bir başka hata da modellenen yapının statik tutulmasıdır. ERP implementasyonları çok dinamik yönetilmelidir. Değişen şartlara proje yöneticisinin hızla uyması gerekir. Tasarlanan yapı gerektiği anda korkusuzca değiştirilebilmelidir.

Risk yönetimi
Çift taraflı kullanılmalıdır. Proje ekibinin yapacağı çalışmalarda (iş akışları) ve üst yönetimin uyarılmasında (statejik konular). Birincisine bakarsak proje yöneticisi bir işleyiş işletme için uyarlanırken sistemin nasıl iyi kurulduğuyla değil nerelerde problem çıkabileceği ile ilgilenmelidir. İmplementasyon ekibi üyeleri iyimser, proje yöneticisi çalışanları demoralize etmemek şartı ile sorgulayıcı olmalıdır. Kritik iş akışlarını belirlemeli ve kesinlikle kendisi test etmelidir.

ERP projesinde karşılaşılacak bir başarısızlığın sorumlusu proje yöneticisi midir. Bence evet. Yukarıda proje yöneticisi dışında bir çok unsuru verdiğim halde bunu diyebiliyorum. Şunu diyebilirsiniz "İşletme kültürünün (değişime açıklığın) en önemli faktör olduğunu sürekli belirtiyorsunuz. Proje yöneticisi tek başına işletme kültürünü değiştirebilir mi". Tabiki hayır ama proje yöneticisi eğer bu konuda bir risk görüyorsa üst yönetimi hemen uyarılmalı gerekli önlemler için destek istemelidir. Proje yöneticisi gerekiyorsa şartlar sağlanana kadar implementasyonu durdurmalıdır. Böylece tüm işletmenin dikkati başarısızlığa sebep olacak konuya çevrilir ki bu çözüm için ilk adımdır. Bir proje düşünün bir yıl sürmüş sonuç başarısızlık. Proje yöneticisi ise her gelişmeyi başından beri izleyen kişi. Peki 12 ay boyunca neden üst yönetim uyarılmamış. Hiçbir ERP implementasyonunda şans eseri başarılı olunmaz. Proje yöneticisi olayların gelişmesini izlemekle değil olayları yönlendirmekle sorumludur. Proje yöneticisi gördüğü riskleri üst yönetime ilettiği halde kayıtsız kalınıyorsa. Birçok kişiden bu yakınmaları duydum. Acaba üst yönetim ile iletişim doğru kurulamıyor mu, uyarı mekanizması işletilemiyor mu diye düşündüm. Bir işletme onca yatırım yapmış ama umursamıyor. Bana bu mantıklı gelmemekte. Ama gerçekten böyle bir durum yani üst yönetimin kayıtsızlığı söz konusu ise …

Yukarıda çizilen tablo yani proje yöneticisine atanan sorumluluklar ile sizleri karamsarlığa itmediğimi umuyorum. Proje yöneticisi genç yaşta kalp krizi geçirmemek için dikkatli beslenmeli, spor yapmalı veya sürekli mesaiye kalması sebebi eşinden boşanmamak için haftada bir akşam onunla romantik bir ortamda yemek yemeli gibi önerilerde ise bulunmayacağım.