Bilgi Paylaştıkça Çoğalır

Yasin ALTAŞ

Kurumsal satın alma işlemlerinin internet üzerinden gerçekleştirilmesine imkan sağlayan internet çözümleri elektronik tedarik sistemleri olarak tanımlanabilir.

İş hayatı temelde ürün ve hizmetlerin temini ve satışı ile ilgilidir. Ürünlerin yapısına göre satınalma işlemi direkt ve indirekt olarak ikiye ayrılabilir. Direkt satınalma işlemi organizasyonun sunduğu ürün ve hizmetlerle direkt ilişkili iken, indirekt satınalma bu ürünleri desteklemek için temin edilen ürünleri kapsar. Direkt kalemlerin değerleri daha fazla olduğundan yönetimin ilgisi bu konuya daha fazladır.

Bu nedenle direkt ürün kalemlerinin temini konusunda uzun yıllardır yapılan organizasyonel ve yapısal analizler sonucunda bu alandaki satınalmalar daha planlı ve organize gerçekleşmiştir. Indirekt ürün kalemlerinin görece maliyetleri daha düşük olduğundan daha az dikkat görmüştür.

Ancak bilişim teknolojilsinde yaşanılan gelişmeler ve business-to-business uygulamaları temelde indirekt satınalma çalışmalarını geliştirmeyi ve yeniden organize etmeyi içermektedir. Maliyet azaltma fırsatından yararlanmanın yanısıra bu ürünlerin karmaşıklığının daha az olması ve lojistik kolaylıklar da indirekt ürün kalemlerine odaklanmanın temel nedenleridir.

Elektronik tedarik sistemi çerçevesinde endirekt yoldan veya merkezi bir portal üzerinden ticari aktivitelerde bulunmaya imkan verecek bir platform dört unsurdan oluşmaktadır:

 Alıcı taraflı çözümler : Genellikle kurumsal işletmelerin tedarik süreçlerini hızlandırmak ve etkinleştirmeye yönelik çözümlerdir.

 Tedarikçi taraflı çözümler : Tedarikçilerin, ürün ve hizmet bilgilerini online olarak kataloglamak suretiyle satış işlemlerini daha kolay ve verimli bir şekilde gerçekleşmesine yönelik çözümlerdir.

 Bu alandaki ilk çözümler, satış ve mutakabat işlemlerini otomatize etme yoluna gitmeleri ile oluşmaya başlamıştır. Bu çözümlerin ortak noktası 24 saat açık bir ortam oluşturarak stok durumunun en son halinin görüntülenmesi, sipariş sürecinin kolaylaştırılması ve işlemlerin izlenmesi konularında şekillenmiştir.

 Değişim ve açık arttırma çözümler : Alıcılar ile tedarikçilerin internet üzerinde buluşmalarına ve ticari aktivitelerini gerçekleştirmelerine yönelik çözümlerdir.

Geleneksel tedarik ile internet üzerinden tedarik arasındaki farkları belirlemek için Aberdeen Group tarafından gerçekleştirilen araştırma tabloda yer almaktadır.

Kriterler Eski Süreç        Yeni Süreç

Rastgele alımların oranı  Yüksek Düşük

Miktar İskontosu           Düşük   Yüksek

Yönetimsel Süreç          Kağıt Ağırlıklı     Elektronik

Çalışan Verimliliği          Düşük   Yüksek

Sipariş Döngüsü Süreci Uzun    Kısa

Hata Miktarı      Yüksek             Düşük

Klasik tedarik süreci ile Internet üzerinden tedarik arasındaki farklar

E-tedarik sistemi kurmanın kritik başarı faktörleri de şunlardır;

Hedef ve amaçların doğru belirlenmesi;

Proses / Organizasyon;

Yatırımın geri dönüşüne odaklanmak;

E-tedarik araçlarının doğru seçimi;

Doğru iletişimi kurmak.

Elektronik tedarik sistemlerinin hedefleri;

 Satınalmacılar, tedarikçiler ve kullanıcılar arasında hizmet kalitesini geliştirmek,

 Tüm arz zinciri boyunca daha entegre bir satınalma yaklaşımı oluşturmak,

 Etkin satınalma uygulamaları ile stok seviyesinin optimizasyonu,

 Satınalma prosesinde insan kaynaklarının etkin kullanımı,

 Mevcut kayıt bazlı sistem yerine işlemleri otomatize ederek maliyetleri düşürmek,

 Güvenilir tedarik kaynakları arasında tedarikçilerin rekabetini desteklemek olarak açıklanabilir.

E-tedarik uygulamalarının işletmeler açısından en önemli avantajı idari maliyetleri düşürme ve verimliliği arttırma alanında getirmektedir. E-tedarik sitesi ile organizasyonda bulunan diğer satınalım ile ilgili yapıların sıkı işbirliği finansal kontrolü kolaylaştıracak ve maliyetleri düşürecektir.

Bu sayede, satınalma departmanında görev alan uzmanlar da, rutin işlemlere odaklı bir çalışma şekli yerine organizasyon için daha stratejik olan tedarik aktivitelerine odaklanma fırsatını bulacaklardır.

E-tedarik, şirketler için önemli bir fırsattır, fakat şirketlerin başarıya ulaşması için, işletmelerin teknolojik boyuta önem verdiği kadar pazarlama ve satış süreçlerine de önem vermeleri gereklidir. İş süreçleri ilgili önemli bir özellik esnekliktir. İşletmeler yoğun rekabet ortamında pazarın gerekliliklerine göre iş süreçlerini değiştirmeye ihtiyaç duyacaklardır. Esnek ve işletme ihtiyaçlarına hızlı cevap verebilen çözümler ile işletmeler daha etkin tedarik süreçlerine kavuşabilirler.

Rekabetin giderek arttığı ortamlarda satış gelirlerinde böylesine büyük artışlar elde edilemeyeceğine göre, önümüzdeki yıllarda rekabetin ön planda tutulduğu tüm sektörlerde satınalma, gider ve ödemeler yönetimi en öncelikli konulardan biri haline gelecektir.

İş Hayatında Entegrasyon Kavramı

Organizasyon açısından entegrasyon, prosesler arasında daha sıkı bir koordinasyon yapısı kurarak işletme fonksiyonlarını biraraya getiren ve bilgi araçlarının etkin kullanımını sağlayan bir kavramdır. Bu sadece bir parçanın değil, satınalmadan stok kontrole, talep tahminlerinden, muhasebe kayıtlarını oluşturmaya kadar tüm işletme fonksiyonları arasında elektronik bir bağ kurulması anlamındadır. Temel hedef, tüm kullanıcıların ulaşabileceği tüm işletme süreçlerinin ve karar süreçlerinin üzerinde bulunduğu bir veritabanı oluşturabilmektir. Eğer organizasyon birbirinden bağımsız ve kendi stratejileri ile performans ölçütleri olan fonksiyonlar olmaktan öteye gidemiyorsa entegrasyondan söz etmek mümkün olmayacaktır.

Günümüzde entegrasyonu zorunlu kılan nedenler şu şekilde sıralanabilir:

Global pazarlara ulaşabilmek için uluslararası firmalar bölgesel veya lider firmalarla işbirliği yapmaktadırlar. Entegrasyon, coğrafi engellerin etkisini azaltarak operasyonların etkinliğini arttırır.

Günümüzde mal ve hizmetler online ortamda işlem görebilmektedir, bu ise yüksek derecede otomasyon ve entegrasyon gereksinimi yaratmaktadır.

Ayni zamanda arz zinciri yapısının karmaşıklığı ve sinerji olanakları yaratabilme şansı organizasyon sınırları dışında entegrasyon gereksinimini güçlendirmektedir.

Günümüzde çoğu firma özellikle maliyetlerini düşürmek için dış kaynak kullanımı yolunu seçmektedirler. Bu aşamada dış kaynak kullanımında hizmet sağlayıcı etkili bir biçimde kontrol etmek entegre bir süreç gerektirir.

Şirketler ürün ve hizmetlerini pazara rakiplerinden daha hızlı sunabilmek için özellikle tedarikçileriyle işbirliğini geliştirmelidir. Entegrasyon bu alanda işbirliğinin temelini oluşturur.

Geleneksel iş modelleri gerçek arz ve talebi tahmin etmekte yetersiz kaldığından, şirketler önemli miktarda güvenlik stoku tutmak zorunda kalmaktaydı. Şirketler hizmet seviyelerini geliştirirken stoklarını azaltmak için partnerleriyle işbirliğini geliştirmeli ve enformasyon akışını koordine etmelidir.

İşletme süreçlerinin bütünleştirilmesi sonucu organizasyon içerisindeki bilgilerin işlenme ve kullanılma yöntemleri değiştiğinden, süreçlerin hızlanması ve daha güvenilir hale gelmesi sözkonusu olacaktır. Bu durum rekabet avantajı sağlayacağından bütünleşik sisteme geçme kararı yöneticiler açısından stratejik öneme sahip bir yatırım kararıdır.

Tümü ile entegre bir işletim sisteminin faydalarından biri de, yazılımın yeteneğine bağlı olarak işletmeye kayıpları ve atıl kaynakları azaltabilme ve verimliliği arttırma olanağı sunabilmesidir. Entegre bir işletme sistemi, sadece homojen iş fonksiyonları içerisinde bağ kurmakla kalmaz ayni zamanda birbirinden bağıŭsız fonksiyonları da birbirine bağlar. Bunun sonucu olarak, her bir bağımsız fonksiyon tarafından üretilen bilgiler tüm kullanıcılar tarafından sistemde rahatlıkla bulunabilir ve kullanılabilir. Bu da işletmeyi bir bütün olarak daha üst düzey bir koordinasyon, hizmet kalitesi ve performans ölçülerine taşır.

Ancak bu faydalarına karşın işletmelerde entegrasyonu zorlaştıran etmenler de vardır. Bunlar:

1.Organizasyonel Yapı

Günümüzde çoğu organizasyonel yapı, fonksiyonel bölümlere göre yapılandırılmış yetki ve sorumluluklar içermektedir. Bu geleneksel yapı, çalışanları da kendi fonksiyonel yapısının özgül iş ve sorumlulukları ile ilgili kılar. Sonuç olarak; her bölüm kendi fonksiyonel başarısını hedefler.

Başarılı bir entegrasyon ise bundan daha fazlasını gerektirir, yöneticilerin ve çalışanların fonksiyonel sınırlarının ötesine bakabilmelerini ve değerlendirebilmelerini.

2.Enformasyon Teknolojisi

Enformasyon teknolojisi başarılı bir entegrasyon için anahtar faktördür. Ancak organizasyonlarda enformasyon teknolojisi uygulamaları organizasyonel düzene göre düzenlenmiştir. Çoğu veritabanı sistemi departmanların özgül fonksiyonları için yapılandırılmıştır. Veri paylaşımı gereksinimi organizasyonlarda varolan enformasyon teknolojilerinin yeniden gözden geçirilmesini gerekli kılar.

3.Ölçüm ve Değerlendirme Sistemleri

Enformasyon teknolojisine benzer olarak geleneksel ölçüm ve değerlendirme sistemleri de fonksiyonel yapıyı temel almaktadır. Ölçüm ve değerlendirme sistemlerinin büyük bölümü organizasyonel yapının aynasıdır. Entegre bir yapının oluşturulması yeni bir performans değerlendirme sisteminin oluşturulmasını zorunlu kılar. Oluşturulacak performans yönetim sistemi, yöneticilerin fonksiyonel bakış açısı yerine prosese odaklanmalarını sağlayacak nitelikte olmalıdır: