|
Kurumsal satın alma işlemlerinin internet üzerinden
gerçekleştirilmesine imkan sağlayan internet çözümleri elektronik tedarik
sistemleri olarak tanımlanabilir.
İş hayatı temelde ürün ve hizmetlerin temini ve satışı ile
ilgilidir. Ürünlerin yapısına göre satınalma işlemi direkt ve indirekt
olarak ikiye ayrılabilir. Direkt satınalma işlemi organizasyonun sunduğu
ürün ve hizmetlerle direkt ilişkili iken, indirekt satınalma bu ürünleri
desteklemek için temin edilen ürünleri kapsar. Direkt kalemlerin değerleri
daha fazla olduğundan yönetimin ilgisi bu konuya daha fazladır.
Bu nedenle direkt ürün kalemlerinin temini konusunda uzun
yıllardır yapılan organizasyonel ve yapısal analizler sonucunda bu
alandaki satınalmalar daha planlı ve organize gerçekleşmiştir. Indirekt
ürün kalemlerinin görece maliyetleri daha düşük olduğundan daha az dikkat
görmüştür.
Ancak bilişim teknolojilsinde yaşanılan gelişmeler ve
business-to-business uygulamaları temelde indirekt satınalma çalışmalarını
geliştirmeyi ve yeniden organize etmeyi içermektedir. Maliyet azaltma
fırsatından yararlanmanın yanısıra bu ürünlerin karmaşıklığının daha az
olması ve lojistik kolaylıklar da indirekt ürün kalemlerine odaklanmanın
temel nedenleridir.
Elektronik tedarik sistemi çerçevesinde endirekt yoldan
veya merkezi bir portal üzerinden ticari aktivitelerde bulunmaya imkan
verecek bir platform dört unsurdan oluşmaktadır:
Alıcı taraflı çözümler : Genellikle kurumsal işletmelerin
tedarik süreçlerini hızlandırmak ve etkinleştirmeye yönelik çözümlerdir.
Tedarikçi taraflı çözümler : Tedarikçilerin, ürün ve
hizmet bilgilerini online olarak kataloglamak suretiyle satış işlemlerini
daha kolay ve verimli bir şekilde gerçekleşmesine yönelik çözümlerdir.
Bu alandaki ilk çözümler, satış ve mutakabat işlemlerini
otomatize etme yoluna gitmeleri ile oluşmaya başlamıştır. Bu çözümlerin
ortak noktası 24 saat açık bir ortam oluşturarak stok durumunun en son
halinin görüntülenmesi, sipariş sürecinin kolaylaştırılması ve işlemlerin
izlenmesi konularında şekillenmiştir.
Değişim ve açık arttırma çözümler : Alıcılar ile
tedarikçilerin internet üzerinde buluşmalarına ve ticari aktivitelerini
gerçekleştirmelerine yönelik çözümlerdir.
Geleneksel tedarik ile internet üzerinden tedarik
arasındaki farkları belirlemek için Aberdeen Group tarafından
gerçekleştirilen araştırma tabloda yer almaktadır.
Kriterler Eski Süreç Yeni Süreç
Rastgele alımların oranı Yüksek Düşük
Miktar İskontosu Düşük Yüksek
Yönetimsel Süreç Kağıt Ağırlıklı Elektronik
Çalışan Verimliliği Düşük Yüksek
Sipariş Döngüsü Süreci Uzun Kısa
Hata Miktarı Yüksek Düşük
Klasik tedarik süreci ile Internet üzerinden tedarik
arasındaki farklar
E-tedarik sistemi kurmanın kritik başarı faktörleri de
şunlardır;
Hedef ve amaçların doğru belirlenmesi;
Proses / Organizasyon;
Yatırımın geri dönüşüne odaklanmak;
E-tedarik araçlarının doğru seçimi;
Doğru iletişimi kurmak.
Elektronik tedarik sistemlerinin hedefleri;
Satınalmacılar, tedarikçiler ve kullanıcılar arasında hizmet kalitesini
geliştirmek,
Tüm arz zinciri boyunca daha entegre bir satınalma yaklaşımı oluşturmak,
Etkin satınalma uygulamaları ile stok seviyesinin optimizasyonu,
Satınalma prosesinde insan kaynaklarının etkin kullanımı,
Mevcut kayıt bazlı sistem yerine işlemleri otomatize ederek maliyetleri
düşürmek,
Güvenilir tedarik kaynakları arasında tedarikçilerin rekabetini
desteklemek olarak açıklanabilir.
E-tedarik uygulamalarının işletmeler açısından en önemli
avantajı idari maliyetleri düşürme ve verimliliği arttırma alanında
getirmektedir. E-tedarik sitesi ile organizasyonda bulunan diğer satınalım
ile ilgili yapıların sıkı işbirliği finansal kontrolü kolaylaştıracak ve
maliyetleri düşürecektir.
Bu sayede, satınalma departmanında görev alan uzmanlar da,
rutin işlemlere odaklı bir çalışma şekli yerine organizasyon için daha
stratejik olan tedarik aktivitelerine odaklanma fırsatını bulacaklardır.
E-tedarik, şirketler için önemli bir fırsattır, fakat
şirketlerin başarıya ulaşması için, işletmelerin teknolojik boyuta önem
verdiği kadar pazarlama ve satış süreçlerine de önem vermeleri gereklidir.
İş süreçleri ilgili önemli bir özellik esnekliktir. İşletmeler yoğun
rekabet ortamında pazarın gerekliliklerine göre iş süreçlerini
değiştirmeye ihtiyaç duyacaklardır. Esnek ve işletme ihtiyaçlarına hızlı
cevap verebilen çözümler ile işletmeler daha etkin tedarik süreçlerine
kavuşabilirler.
Rekabetin giderek arttığı ortamlarda satış gelirlerinde
böylesine büyük artışlar elde edilemeyeceğine göre, önümüzdeki yıllarda
rekabetin ön planda tutulduğu tüm sektörlerde satınalma, gider ve ödemeler
yönetimi en öncelikli konulardan biri haline gelecektir.
İş Hayatında Entegrasyon Kavramı
Organizasyon açısından entegrasyon, prosesler arasında daha
sıkı bir koordinasyon yapısı kurarak işletme fonksiyonlarını biraraya
getiren ve bilgi araçlarının etkin kullanımını sağlayan bir kavramdır. Bu
sadece bir parçanın değil, satınalmadan stok kontrole, talep
tahminlerinden, muhasebe kayıtlarını oluşturmaya kadar tüm işletme
fonksiyonları arasında elektronik bir bağ kurulması anlamındadır. Temel
hedef, tüm kullanıcıların ulaşabileceği tüm işletme süreçlerinin ve karar
süreçlerinin üzerinde bulunduğu bir veritabanı oluşturabilmektir. Eğer
organizasyon birbirinden bağımsız ve kendi stratejileri ile performans
ölçütleri olan fonksiyonlar olmaktan öteye gidemiyorsa entegrasyondan söz
etmek mümkün olmayacaktır.
Günümüzde entegrasyonu zorunlu kılan nedenler şu şekilde
sıralanabilir:
Global Pazarlar
Global pazarlara ulaşabilmek için uluslararası firmalar
bölgesel veya lider firmalarla işbirliği yapmaktadırlar. Entegrasyon,
coğrafi engellerin etkisini azaltarak operasyonların etkinliğini arttırır.
Ürün ve Arz Zincirinin
Kompleks Yapısı
Günümüzde mal ve hizmetler online ortamda işlem
görebilmektedir, bu ise yüksek derecede otomasyon ve entegrasyon
gereksinimi yaratmaktadır.
Ayni zamanda arz zinciri yapısının karmaşıklığı ve sinerji
olanakları yaratabilme şansı organizasyon sınırları dışında entegrasyon
gereksinimini güçlendirmektedir.
Dış Kaynak Kullanımının
Artışı
Günümüzde çoğu firma özellikle maliyetlerini düşürmek için
dış kaynak kullanımı yolunu seçmektedirler. Bu aşamada dış kaynak
kullanımında hizmet sağlayıcı etkili bir biçimde kontrol etmek entegre bir
süreç gerektirir.
Pazara Ulaşma Hızı
Şirketler ürün ve hizmetlerini pazara rakiplerinden daha
hızlı sunabilmek için özellikle tedarikçileriyle işbirliğini
geliştirmelidir. Entegrasyon bu alanda işbirliğinin temelini oluşturur.
Stok Seviyelerini Azaltma
Geleneksel iş modelleri gerçek arz ve talebi tahmin etmekte
yetersiz kaldığından, şirketler önemli miktarda güvenlik stoku tutmak
zorunda kalmaktaydı. Şirketler hizmet seviyelerini geliştirirken
stoklarını azaltmak için partnerleriyle işbirliğini geliştirmeli ve
enformasyon akışını koordine etmelidir.
İşletme süreçlerinin bütünleştirilmesi sonucu organizasyon
içerisindeki bilgilerin işlenme ve kullanılma yöntemleri değiştiğinden,
süreçlerin hızlanması ve daha güvenilir hale gelmesi sözkonusu olacaktır.
Bu durum rekabet avantajı sağlayacağından bütünleşik sisteme geçme kararı
yöneticiler açısından stratejik öneme sahip bir yatırım kararıdır.
Tümü ile entegre bir işletim sisteminin faydalarından biri
de, yazılımın yeteneğine bağlı olarak işletmeye kayıpları ve atıl
kaynakları azaltabilme ve verimliliği arttırma olanağı sunabilmesidir.
Entegre bir işletme sistemi, sadece homojen iş fonksiyonları içerisinde
bağ kurmakla kalmaz ayni zamanda birbirinden bağıŭsız fonksiyonları da
birbirine bağlar. Bunun sonucu olarak, her bir bağımsız fonksiyon
tarafından üretilen bilgiler tüm kullanıcılar tarafından sistemde
rahatlıkla bulunabilir ve kullanılabilir. Bu da işletmeyi bir bütün olarak
daha üst düzey bir koordinasyon, hizmet kalitesi ve performans ölçülerine
taşır.
Ancak bu faydalarına karşın işletmelerde entegrasyonu
zorlaştıran etmenler de vardır. Bunlar:
1.Organizasyonel Yapı
Günümüzde çoğu organizasyonel yapı, fonksiyonel bölümlere
göre yapılandırılmış yetki ve sorumluluklar içermektedir. Bu geleneksel
yapı, çalışanları da kendi fonksiyonel yapısının özgül iş ve
sorumlulukları ile ilgili kılar. Sonuç olarak; her bölüm kendi fonksiyonel
başarısını hedefler.
Başarılı bir entegrasyon ise bundan daha fazlasını
gerektirir, yöneticilerin ve çalışanların fonksiyonel sınırlarının ötesine
bakabilmelerini ve değerlendirebilmelerini.
2.Enformasyon Teknolojisi
Enformasyon teknolojisi başarılı bir entegrasyon için
anahtar faktördür. Ancak organizasyonlarda enformasyon teknolojisi
uygulamaları organizasyonel düzene göre düzenlenmiştir. Çoğu veritabanı
sistemi departmanların özgül fonksiyonları için yapılandırılmıştır. Veri
paylaşımı gereksinimi organizasyonlarda varolan enformasyon
teknolojilerinin yeniden gözden geçirilmesini gerekli kılar.
3.Ölçüm ve Değerlendirme Sistemleri
Enformasyon teknolojisine benzer olarak geleneksel ölçüm ve
değerlendirme sistemleri de fonksiyonel yapıyı temel almaktadır. Ölçüm ve
değerlendirme sistemlerinin büyük bölümü organizasyonel yapının aynasıdır.
Entegre bir yapının oluşturulması yeni bir performans değerlendirme
sisteminin oluşturulmasını zorunlu kılar. Oluşturulacak performans yönetim
sistemi, yöneticilerin fonksiyonel bakış açısı yerine prosese
odaklanmalarını sağlayacak nitelikte olmalıdır: |
