|
DEPOLAMA
NEDİR?
Depolamayı kendi içinde ana ve yardımcımcı sarf malzeme depolama ve mamül
malzeme depolama olarak iki kısımda ayırmak gerekir.
İşletmelerin üretim sürecinde kullanacakları hammadde , kompenent,yardımcı
malzemeler ile, bakım işlemlerinde kullandıkları bakım onarım sarf
malzemeleri ve yedek parçaların stoklanma ve envanterlerin yönetim
işlemlerinin bütününe ana ve yardımcı sarf malzeme depolama, işletmelerin
üretim sürecinde çıktıları olan mamüllerin stoklanma ve envanterlerin
yönetim işlemlerinin bütününe mamül malzeme depolama denilmektedir.
Bu fonksiyon işletmelerin yaşamsal faaliyetlerinin sürekliliklerini
sağlıyacak tüm metanın mühendislik çalışmaları ile belirlenen ihtiyaç
miktarının ve satışa yönlendirilecek bitmiş ürünlerin pazar taleplerine
uygun olarak stoklanması ve bu stokların uygun şartlarda yönetimi için
istif sistemleri, makina, techizat, otomasyon, bilgi akışı sistemlerinin
iş gücü ile birleştirilmesi bütünüdür.
ÖNEMİ
Tanımından da anlaşılacağı üzere işletmelerin üretim süreçlerinde
gereksinim duydukları tüm hammaddeler ve bakım onarım malzemelerinin;
üretim bantlarının çalışma sürekliliklerinin karşılanması, müşteri
taleplerine uygun esnek imalat sistemlerinin desteklenmesi dolayısıyla
rekabet gücündeki artış, makina arızalanmalarındaki hızlı müdahale
dolayısıyla duruş zamanlarındaki azalışlar ve bütününde riskin minimize
edilmesi açısından işletmelerce malzeme ihtiyaç ve bakım onarım planına
göre stokda bulundurma zorunluluğunu getirmektedir.
Üretilen mamüllerin müşteri taleplerinin önceden planlanan değerlere göre
üretilip pazara sunulması veya siparişe dayalı üretim yapan firmalarda da
teslimat miktarı ve zamanlarına göre geçici olarak pazar büyüklüğü ve
stratejik büyüme isteklerine göre , bu ürünlerin yönetilmesi gerekliliğini
ortaya çıkarmıştır.
Depolama , firmalar için üretimde süreklilik, pazar taleplerine göre hızlı
mamül sevkiyatı demek olduğundan önemi rekabet gücü açısından önem
taşımaktadır. Buna paralel olarak da bir müşterileri kazanmanın, mevcut
müşteriyi korumaya göre altı kat daha fazla maliyet oluşturduğu
düşünüldüğünde pazarda mevcut müşteri istekleri anında karşılanmalıdır.
Firmalar fiyat, kalite ile pazarda rakipleri ile rekabet ederken malın
rafında bulunmama riski konusunda da geliştirdikleri satış ve stok
yönetimi ile mücadele etmektedirler.
Esnek imalat sistemerinde bir siparişten diğerine geçişin hızlı olması
gerekliliği ne kadar önemliyse, sipariş hazırlama için gerekli hammadde ve
diğer yardımcı malzemelerin de stokda bulundurulması bir o kadar
önemlidir. Bu stok miktarları siparişin en kısa zamanda karşılanmasını
dolayısıyla müşteri memnuniyetindeki artışı, makina hatlarındaki
duruşlardaki kısalan zamanları, azalan duruş maliyetlerini getirmektedir.
Diğer yandan da maliyetsel önem açısından da depo yönetim maliyetlerinden
bahsetmek gerekir. Pazarda rekabet eden firma satış rakamlarını
rakiplerine göre üst noktalara çekmek için marka dolayısıyla kalite ve
fiyat silahlarını kullanmaktadır. Fiyat belirlemelerinde esas “ maliyet +
kar ” olduğuna göre rekabet için ya maliyet minimizasyonu veya kardan
fedakarlık yapmak gerekmektedir.
Maliyetteki azalış genelde iş gücünde azaltılma şeklinde düşünüldüğünden
depolama ile ilgili maliyetsel rakamlara fazla bakılmamaktadır. Oysaki
işletmelerin toplam maliyetlerinin % 8 – 12 arasındaki bir değer depolama
ve dağıtım giderlerinden oluşmaktadır. Bu rakamlar depo operasyonlarından
kaynaklanan giderler, işçilik maliyetleri, işletme genel giderlerinden
düşen pay, stokta tutma maliyetleri, envanter açıkları gibi maliyet
kalemlerinden toplamı şeklindedir. Depolama yönetimi aşağıda depo yönetim
sistemlerinde bahsedileceği üzere üzerinde düşünülmesi gerek bir konu
olarak görünmeketdir. İyi bir malzeme ihtiyaç planlama ve yönetimi, bu
maliyetlerde azalma sağlayacağından firmalara rekabet açısından ciddi
avantajlar kazandıracaktır.
DEPOLAMA YÖNETİMİNDEKİ KARIILAŞILAN PROBLEMLER VE DEPO YÖNETİM
SİSTEMLERİ
İşletmeler için yüksek önem arzeden DEPOLAMA YÖNETİMİ’nde işletmeleri
direkt veya endirekt etkileyen maliyet oluşumuna neden olduğundan buradaki
darboğazların tespit edilmesi gerekmektedir. Karşılaşılan bu problemler ,
darboğazlar nelerdir ;
İşletmeler üretim sürecinde ihtiyaç duyacakları hammadde ve yardımcı
malzemeleri hazırladıkları üretim programına göre talep etmektedirler. Bu
talep yapılırken ürün ağaçları hazırlanıp, fire miktarları da eklenip net
ihtiyaç çıkarılmaktadır. Bakıldığında süreç satış tahminleri, oluşan
siparişler, ve bu siparişlere uygun imalat programı ve bu programa uygun
olarak hammadde planlamadan oluşmaktadır. Tüm departmanların direkt olarak
birbirlerine aktardıkları bilgilerin doğruluğu, kaynağından alınması
önemli görünmektedir. Genelde işletmelerde yaşanılan depolama problemi bu
entegrasyondaki kopukluklardan kaynaklanmaktadır.
ENTEGRASYON departmanlar arası bilgilerin kaynağından alınıp iletilmesi,
bilginin işlenerek diğer departmanların yorum, analiz, maliyet
hesaplaması, tahmin, plan yapacakları formata getirlmesidir. Başka bir
anlatımla da süreçlerin hedefe yönlendirilmesi için departmanlar arası
yaratılacak sinerjinin bütünüdür.
Bu entegrasyon kopukluğu depolamada;
- Rafta mal bulundurmama riski,
- Müşteri siparişlerinde gecikme
- Müşteri kayıpları
- Demode ürünlerin sayısındaki artış
- Fazla stokla çalışma
- Üretim bantlarında duruşlar
- Bakım programı haricindeki duruşlarda oluşan duruş maliyetleri
- Fire, hasarlı ürün sayısındaki artış
- Ölü stokların sayısında artış
- Stok maliyetlerinde şişme
Entegrasyonun tam olarak sağlanması için işletmeler bilgi altyapısını
güçlendirici MIS, MRP yazılımları kullanmaktadırlar. Bu yazılımların
maliyetsel olarak yüksek olması genelde finans ve muhasebe ağırlıklı,
basit modellenmiş depo yönetim modülünden oluşan programları tercih
etmekte ve dolayısıyla yaşınılan problemlerle karşılaşmaya devam
etmektedirler.
Problem olarak diğer bir konu depo operasyonlarının modellenmesinin
işletme malzeme ambalaj ve hareket tipine uygun olmaması durumudur. Bu
gerek HARDWARE gerekse de SOFTWARE nedenlerden kaynaklanmaktadır.
Başlıcalarını sıralarsak ;
- Yanlış depo binası seçimi ( Yükseklik, kolon yerleri, toplam kullanım
alanı, yükleme boşaltma rampaları, aydınlatma, kapı yerleri, en/boy
ayarlamaları vs)
- İstif raflarının yanlış seçimi (Kaynaklı demir raflar, sabit yükseklik
ayarları,ürün ambalaj tipine, hareket yoğunluğuna vs uygun olmayan, işgücü
sayısını artıran yanlış seçimler )
- İstif makinalarının fonksiyonel olmaması ( Direkt fiyat baz alınarak
satınalınan, bakım onarım maliyetleri yüksek, ürün hareket tipine,depolama
şartlarına uygun olmayan, fonksyionellikten uzak makinaların kullanılması
)
- İstif makinalarının efektif kullanılmaması
- Depo operasyon manuellerinin iş etüdleri ile desteklenmeden yapılması
- Depo otomasyon sistemleri yerine personel ağırlıklı sistemlerin tercih
edilmesi
- Envanter kontrolünün nasıl yapılacağından habersiz olunması
- İş akışlarının ve metod etüdüdü çalışmalarının yetersiz yapılması
- Barkod sistemlerinin malzeme hareketi yönetimindeki etkisinden haberdar
olunulmaması
- Malzeme giriş ve çıkışlarının progralanmaması (Gün içinde homojen bir iş
yükünün olmaması )
- Depo iş emirlerinin oluşturulmaması, sözlü iletişim
gibi problemleri örnek olarak gösterebiliriz.
1. Doğru Yer Seçimi
Firmalar için, hammaddeyi tedarikçilerden optimum maliyette tedarik etmek
veya proses ettikten sonra bitmiş, satışa hazır mallarını müşterilerine
ulaştırmak için depo ve işletme yerini seçmek kritik görünmektedir. Bu
yerin çevre yollarına, müşterilere veya pazara yakın olması firma için bir
çok avantaj sağlamaktadır. Bugün firmalar, müşterilerden gelen
siparişlerin aynı gün içinde (aynı lokasyon içinde ise), uzak lokasyonlar
için bir veya en geç iki gün içinde iletilesi hızını yakalamaya
çalışmaktadır. Bakıldığında müşteri için bir çok alternatifin olduğu
pazarda seçimin siz yönünde olması için bu hızın yakalanması gerek , yani
kısacası bu hız bile rekabette bir adım öne geçmek, müşteri memnuniyetinde
artış anlamına gelmektedir.
2. Doğru Raf Sistemlerinin Ve İstif Makinelerinin Seçimi
Depo kurulumlarında operasyon şekli, makine parkı ve raf sistemleri bir
arada düşünülmesi gereken konulardır. Ürün yapısına uygun olarak doğru raf
şeklinin seçimi ve aynı zamanda operasyona göre makine seçimi (forklift,
reach truck, order picker, stacker gibi tiplerden biri) ve bu makinenin
hareket kabiliyetine göre hareket edeceği kolidor genişliği ve kaldırma
yüksekliklerinin tespiti, ürün yükleme ve boşaltmalarda size zaman
kazandıracak ekipmanlarının (side shifter , full free, triplex , konteyner
içi hareket etme kabiliyeti kazandıran mastlar) belirlenmesi ve bu
aşamların sonunda bu parametreler de dikkate alınarak layoutun finalize
edilmesi süreçlerinden oluşmaktadır.
Genelde yapılan ortak yanlışlar bu süreçlerin bir birleriyle ilişkilerine
bakılmaksızın önce rafın yaptırılması akabinde makinenin alınması (uygun
olmayan tipin), veya makinenin önceden alınıp ona uygun deponun dizayn
edilmesi ve kurulumu şeklinde olmaktadır. Bu süreçteki kırılmalar ve
yapılan yanlışlıkların firmalara getirdiği ekstra yatırım maliyeti,
verimli olmayan atıl kapasiteli depolar, yanlış yönetimler ve sürekli ek
depo yer ihtiyaçları şeklindedir. Dolaylı olarak da siparişin hazırlama
zamanının artmasından dolayı müşteriye geç ulaşan siparişler şeklinde
etkileridir.
Bu konunun ciddi bir mühendislik çalışması ile ele alınması gerekmektedir.
Öyleki sadece yukarıda anlatılan hataların yanında uzun vadede ağırlığın
metal raflar üzerinde yorulması etkisini artırması, normal ömründen kısa
sürede işlev yapamaz hale gelmesi, deprem, çarpma gibi hassas konular
dikkate alınmadan yerleşimleri gibi daha ciddi, hasar yaratacak, iş
güvenliği konusunda hayati kayıplar yaratacak yanlışlar da yapılmaktadır.
3. Doğru Operasyon Şeklinin Seçimi
Ürün toplama (picking), mal kabul (receving) , mal yerleştirme (put away),
besleme (replenishment), yükleme ve boşaltma (loading and unloading),
kontrol (quality and quantity check) algoritmalarının bir takım dataların
analiz edilmesi ile belirlenmesi ile işletmelere şu avantajlar
yaratacaktır :
Optimum personelle çalışan depo : Mevsimsellik ve sezonsal büyüme ve
küçülmeye göre esnek işgücü organizasyonunun yapılması ( zaman ve metod
etüdleri ile ) , firmaları esnek bir organizma haline getirilmesi, bu
organizmadaki operasyonları sürekli iyileştirmek için ölçümlere, etüdlere
ve simülasyonlara devam edilmesi firmaların atıl iş gücünü üzerinden
atmasını fazla işçilik maliyetlerinden kurtulmasını sağlayacaktır.
Envanter açığını , ürün kayıpları ve hasarlarını azaltacak kontrol
mekanizmalarının kurulması : Operasyonlarda bir takım kaçakları görmek ve
bu noktalarda firmaya destek verilmesi gerekmektedir. Birbirine benzer
ürünlerdeki yanlış sevkıyatlar, gönderimdeki sayısal yanlışlık nedeniyle
oluşan envanter farkları , iş gücünün bilgi yetersizliği gibi konularda
operasyon şeklindeki kaçak yaratan noktaları kapamak ve sorunsuz bir
operasyon şeklini yakalamak size bir çok maliyetten kurtulma imkanı
sağlayacaktır.
IT desteğinin nerede, nasıl, ne amaçla kullanılması kararının
verilmesinin sağlanması : Çağdaş depo sistemlerinde insanın karar verme
noktalarını azaltıcı, insana değil sisteme bağlı modellerin kurulu
modeller düşülmektedir. Otomasyona dayalı ürün kabulü, yerleştirme, mal
toplama, sipariş hazırlama, ambalajlama, konsiladasyon, personel yönetimi,
envanter sayımı, envanter açığını engelleyici, sistemi az insanla daha
hızlı çalıştıracak barkod ve barkod okuyucu el terminalleri çağdaş
depolarda tercih edilen yöntemler olmaktadır. Halen ürünleri insan
tarafından adreslendiği, insanın hatırlamasına dayalı ürünün bulunması,
siparişe hazırlanması, taşınması, yeni gelen ürünlerde kabülü, evrakla
birer birer sayımı yapılmakta ve yıl sonlarında da yüksek depo yönetim
maliyeti , envanter açığı maliyeti olarak karşılarına çıkmaktadır.
OUTSOURCE (DIŞ KAYNAK KULLANIMI )
Üretim yapan işletmelerin, lojistik faaliyetlerini istenilen verimlilikte
gerçekleştirmesi, maliyetlerin ölçülebilir ve kontrol edilebilir hale
gelmesi, mühendislik çalışmalarından yararlanarak kendi şirket
organizasyonları içinde gerçekleşen lojistik operasyonlarını ölçebilmesi,
operasyon sonuçlarını değerlendirebilmesi ve bu doğrultuda gelecek dönem
stratejilerini belirleyebilmesi gerekmektedir. Eğer bu operasyonların,
dışkaynaklı hizmet kullanımı ile karşılanması düşünülüyorsa, lojistik
faaliyetlerin işletmenin hedeflediği sonuçlara ulaşması için konusunda
uzman bir 3PL firmasına devredilmesi gerekmektedir. Maliyetlerini ve
performans kriterlerini belirlemeden devredilen lojistik operasyonu,
faaliyetsel olarak zarar edilebileceği gibi, istenilen performansın düzeyi
3PL firmasına bırakılacağından lojistik faaliyetlerin sonuçları ve yönetim
değişiminin gelişime katkısı, ölçülemeyecektir.
Bu durumlar ışığında görülen odur ki; yönetim açısından firmaların,
lojistik maliyet noktalarını iyi analiz etme, kategorisel olarak ayırma,
performansı ölçme ve gelecek stratejilerini büyüme hedeflerine göre
planlama ve operasyon sonuçlarını değerlendirme konularında mühendislik
çalışmalarının da yapılacağı bir danışmanlık hizmeti almalarında
işletmenin karlılığında ve operasyonun verimliliğinde artışlara neden
olacağı kesindir. . Pazara hızlı ulaşmak ve müşteri memnuniyeti de bu
planda göz ardı edilmemesi gereken konular arasındadır.
Bütünsel olarak firmaların yaklaşımı “ TANIMLA, ÖLÇ ve DENETLE/YÖNET” ve
sonrasında “OUTSOURCE ” et şeklinde olmalıdır.
DEPOLAMA VE OUTSOURCE KAPSAMI
Depo faaliyetlerinin bu süreç içinde şu şekilde incelenmesi ;
1. Mevcut Drurumun Analiz Edilmesi :
Depolara ait sabit ve değişken etkileyicilerin incelenmesi
- Sabit : Lay out, makine parkı, hardware yapısı, software yapısı,
personel sayısı vb.
- Değişkenler : İrsaliye adeti, koli adeti, sipariş geliş ve çıkış
saatleri, kamyon sayısı, giren ve çıkan koli adetleri, palet miktarı vb.
Depolar arası ilişkiler ile depolar-üretim ilişkilerinin gözden
geçirilmesi de gereklidir. Bu aşamada firmaların lojistiği ilgili
performans ölçüm kriterleri belirleneceği gibi , sistemdeki darboğazlar da
gözlemlenebilecektir. Özet olarak bu kapsamda;
1.a. Mevcut durumdaki sapmaların incelenmesi
1.b. Maliyet kalemlerinin analizi
1.c. İş etüdünün yapılması
1.d. Süreç akışlarının incelenmesi
1.e. Organizasyon yapısının incelenmesi
1.f. İş süreçleri ile ilgili standartların tespit edilmesi ve performans
ölçüm kriterlerinin oluşturulması gerekmektedir.
2. Alternatif Çözümlerin Sunulması :
- İlk aşamanın sonuçlarının yorumlanması, incelenen faaliyet sisteminde
tespit edilen kaçaklar ve maliyet yüklemeleri ile ilgili tavsiyelerin
geliştirilmesi. Lojistik Danışmanlık Hizmeti doğrultusunda tespit edilen
sorunlarla ilgili çözüm alternatiflerinin hazırlanması ve tüm sonuçların
raporlanması
- Organizasyon planının çıkarılması ve görev tanımlarının yeniden
düzenlenmesi
3. Modelleme / Simülasyon :
Mevcut durumdaki faaliyet alanı ile alternatif çözüm uygulamaları
sonucunda oluşturulacak faaliyet alanı arasındaki farklılıkları içeren bir
modellemenin yapılması, maliyet ve verimlilik unsurlarına göre bu modelin
simülasyonunun gerçekleştirilmesi ve simülasyon sonuçlarının tarafınıza
raporlanması.
II) OUTSOURCE KAPSAMI
Birinci Bölümün sonucunda Dışkaynak Kullanımı kararı oluşursa, bu aşamada
yapılması gereken aşamalar dokuz adımdan oluşmaktadır:
1. Sözleşme Şartları
2. Firma Seçim Kriterleri
3. İhale Metninin Hazırlanması
4. Firmaların Seçimi ve İhaleye Davet
5. İhalenin Gerçekleşmesi
6. Short List Seçimi (Değerlendirme)
7. İkili Görüşmeler
8. Karar
9. Prosedürlerin Denetimi
Outsource edilmesinden sonra 3PL firmasının faaliyet denetimlerinin
yapılması aşaması gelmektedir.Bu aşamada oluşturulan raporlarda OUTSOURCE
edilen faaliyetlerin sözleşme metnine uygunluğu, performanslarının ölçümü,
yaratılan katma değer, tasarruf vs gibi konular dönemsel olarak
incelenmelidir.
|
