Tahsilat kalitenizi Arttırma Yöntemleri

0
Want create site? Find Free WordPress Themes and plugins.

Tahsilat Kalitesine Dikkat

Firmalar borcu yüzünden batmaz, nakit akışı yüzünden batar. Birçok firma kestiği çeki zamanında ödeyemediği için protesto yer ve bankalar nezdindeki kredibilitesini kaybeder. Hâlbuki piyasadan alacakları ödeyemediği çekin kat be kat üstündedir. Alacaklarıyla borçlarını pek ala ödeyebilecekken kötü tahsilat performansı yüzünden önce çalışanlarının maaşlarını geç ödemeye başlamıştır, sonra da pahalı krediler almak zorunda kalmıştır, en sonunda da bir çekini gününde ödeyemeyip güç duruma düşmüştür. Bir iki çeki dönen firmaya da başta bankalar olmak üzere tüm alacaklıları çöker.

Firmalarda tahsilat kalitesi en az sorgulanan performans alanıdır. Genelde firmalar “tahsilat olsun da isterse çamurdan olsun” diye düşünür. Tahsilatın ne zaman yapıldığı, ödemenin hangi vadede olduğu pek umurlarında olmaz.

Tahsilatını düzenli yapamadığı için nakit akışını düzenleyemeyen firmalarda önce maaşlarını düzenli alamayan çalışanlar istifa eder. Kalifiye elemanlarını bir bir kaybetmeye başlayan firmada müşterilere sunulan ürün/hizmet kalitesinde düşme başlar. Üstelik sürekli daha uzun vadeli çek teklif etmek zorunda kaldığı tedarikçileri de o firmaya iskonto yapmayarak maliyetlerinin şişmesine neden olur. Krediyle dönme çabaları da ek finansman maliyetleri yaratır. Sonunda giderleri artan ve satışları azalan firma zarar üretmeye ve bir kısır döngüye girer. Bu durum ödenemeyen çeklerle birlikte iflasa kadar devam eder. Oysaki sıkı bir tahsilat politikası firmanın sadece nakit akışına düzen getirmez, karlılığını da artırır.

Bu durumda firmaların tahsilat kalitesine önem vermesi gerektiği gün gibi ortadadır. Birçok firma tahsilatlarının kalitesiz olduğunun bile farkında değildir. Sonuçta batağı veya takipte olan alacağı yoksa tahsilat kalitesizliğinden dolayı oluşan gizli zararının farkına bile varmaz. Ta ki bir çekini ödeyemediği zaman ayılır ama iş işten geçmiştir artık.

Özellikle kurumlara satış yapan, yerel marketlere ürün veren, toptancı ve esnaf gibi alt bayileri olan firmaların tahsilat kalitesi çok bozuktur. Tahsilat işine gerektiği gibi önem vermedikleri için sık sık nakit akışı kaynaklı kriz yaşarlar.

Eminim bu yazıyı okuyanlar arasında tahsilatın da kalitelisi mi olurmuş diye düşünenler vardır. Özellikle satış müdürlerini ve satıcıları tahsilat kalitesi konusunda bilinçlendirebilirseniz işlerinizi biraz daha yoluna koyabilirsiniz.

En kaliteli tahsilat mal/fatura göndermeden önce alınan para havalesidir. Yani “para bu tarafa, mal bu tarafa” yöntemidir. Bundan daha kalitelisi önce parayı nakit almak sonra ürünü üretip teslim etmektir, ki bu durum pek az firmaya nasip olur. Bu iki kaliteli tahsilat tipinden sonra sırasıyla diğer kaliteli tahsilatlar aşağıdaki gibidir.

  • Bağlantı çekleri almak ve her aya özel kesilmiş çek tutarı kadar malı ilgili ay içinde göndermek.
  • Mal ve fatura tesliminde nakit, havale, kredi kartı ödemesi veya çek/senet almak
  • Mal ve fatura tesliminden sonraki bir hafta içerisinde nakit, havale, kredi kartı ödemesi veya çek/senet almak
  • Mal ve fatura teslim edilen ayın sonunda nakit, havale, kredi kartı ödemesi veya çek/senet almak
  • Müşteri ile anlaştığınız vadeye göre mal/fatura teslim tarihinden sonra vadesinde havale almak

Yukarıdaki ödeme tiplerinde çek, senet ve vadesinde havale riskli tahsilat yöntemlerindendir. Üçünün de vadesinde ödenmeme ihtimali vardır. Elinizde karşı tarafın 8 gün içinde itiraz etmediği faturalarınız olduğu için dava açıp kazanma ihtimaliniz vardır ama bu sefer de alıcıya ulaşmanız mümkün olmayabilir. Hatta iflas ertelemeye gittiyse şüpheli alacağınızı tahsil etmek epey uzun zaman alabilir.

Çek, senet ve vadesinde havale üzerine anlaştığınız müşterilerde risk yaşamamak için onlardan teminat mektubu alabilirsiniz. Tabi bu durumda da bu müşterinizin size verdiği ve henüz vadesi gelmemiş çeklerin, senetlerin, vadesinde havale taahhütlerinin toplamı teminat miktarını aşmamalıdır. Bu müşteri battığında veya kaçtığında nakde çeviremediğiniz çek, senet, vadesinde havale taahhütlerini bankadan tahsil edebilirsiniz.

Bankaların sunduğu DBS (doğrudan borçlandırma sistemi) ile tahsilatlarınızı garantiye de alabilirsiniz. Tabi bu durumda müşterilerinizin de o bankayla anlaşması ve bankanın şartlarını yerine getirmesi gerekir.

Kötü senaryoları pek aklına getirmeyen veya getirmek istemeyen firmalar eşeğini sağlam kazığa bağlamak yerine maceraya atılmayı ve risk taşımayı yeğlerler. Bu yüzden ticaretleri sözleşmeye değil karşılıklı güvene dayanır. Kazık yemeyeceğine dair iyimser inançları tahsilatta iyice gevşemelerine yol açar.

Genelde firmalar önce bayilerinin/müşterilerinin talep ettiği (sipariş verdiği) ürünü gönderir veya hizmeti üretir, ardından tahsilatı yapmaya çalışır. Aslında böyle bir durumda bile tahsilat bir hafta içerisinde yapılmalıdır ama genelde müşteri “vericez abi, kaçmıyoruz ya” diyerek ödemeyi geciktirir. Bu gecikme yüzünden siz de tedarikçilerinize ve çalışanlarınıza “vericez abi, kaçmıyoruz ya” formatında ezilerek, büzülerek cevaplar üretirsiniz. Zaten 4-5 aylık vadeli çekler ile ödeme alan bir firmaysanız tahsilattaki gecikmeler gözünüzde büyümez. Malı verdikten 2 ay sonra zar zor tahsilatı yaptığınızda alacağınız çek 2-3 ay vadeli olmalıyken, sanki fatura tarihinden sonra değil de “ödeme gününden sonra vade başlar” demişsiniz gibi müşteriniz 4-5 aylık çek yazmıştır veya elindeki 4-5 aylık müşteri çeklerini vermiştir. Sonuçta ürün verdiğiniz müşteriniz büyük bir ihtimalle ürünü sizden aldıktan sonra 2-3 ay içinde satmıştır ama size daha geç ödeme yaparak size ait parayı işletmektedir. (keşke işletse, siz ve sizin gibi tahsilatını yakından takip etmeyen tedarikçiler yüzünden bayiler genelde satıştan gelen bütün parayı kâr zannederek harcar ve sonra da tedarikçilerine ödeme yapmakta zorlanırlar. Yani siz tahsilatta işi sıkı tutmazsanız bayinizi bile zıvanadan çıkarabilirsiniz)

En doğrusu bayilerinize/müşterilerinize ürünü gönderdikten 1 hafta sonra ödemeyi çekle veya kredi kartıyla veya havale ile almanızdır (bunların kombinasyonu da olabilir). Alacağınız çekler asla piyasanızın genel kabul görmüş vadelerinden uzun olmamalıdır. Hele hele daha fazla iskonto karşılığında daha kısa vadeli çek alma konusunda anlaşıp fatura kestiyseniz mutlaka ödeme sırasında aldığınız çekin anlaşmanıza uygun vadede olduğundan emin olmalısınız. Aranızdaki tahsilat anlaşmasını bir kere delebilen müşteri/bayi bundan sonra sürekli delecek demektir.

Bazı uyanık bayiler/müşteriler “çeke ne gerek var abi, çek defterimde yaprak bitti, gel ben sana vade gününde havale yapayım” diyebilir ki bunlara asla olur vermeyin. Çünkü ne olacağını bilemezsiniz, karşı taraf pılını pırtısını toplayıp kaçabilir. Ayrıca müşterinizden alacağınız çeki bir tedarikçinize cirolayıp borcunuzu ödeyebilecekken neden uzun süre bekleyesiniz ki? Kaldı ki, havale günü geldiğinde müşteriniz büyük bir ihtimalle size müşteri çeki verecektir. Siz de tahsilata ihtiyacınız olduğu ve yıldığınız için bu vadeli çekleri kabul edersiniz.

Kaliteli tahsilat fatura tarihinden kısa bir süre sonra anlaşılan vadede ödeme almaktır. Araştırmalara göre tahsilatlarını gününde yapamayanlar ve ödemeleri sözleşilen vadelere göre alamayanlar net karlılıklarından 2-3 puan feragat ediyorlar. Yani tahsilat kalitesi kötü bir firma yılsonunda %5 net kar elde ettiyse aslında %8 kar etmeyi kaçırmış demektir. Başka bir örnekle; 100 milyon TL cirosu olan bir firmanın 2-3 milyon TL’si tahsilat kalitesizliği yüzünden buharlaşmaktadır. Bu veriyi kendi net karlılıklarınıza uygularsanız tahsilatınızı kötü yönetmenin neye mal olduğunu anlarsınız.

Kaliteli tahsilat yöntemi olarak lanse ettiğim “bağlantı çekleri” (alım taahhüdünün arşılığı olarak verilen toplu ön ödeme) konusunda basiretsiz firmaları uyarmak istiyorum. Müşteriniz her hangi bir ayda, o ay için kestiği bağlantı çekinden daha fazla sipariş verirse, fazlalık olan siparişi asla göndermeyin. Çünkü bu fazlalık olan siparişin ödemesini büyük bir ihtimalle alamazsınız. Çünkü müşteri “ne ödemesi istiyorsun kardeşim, sende bir sürü bağlantı çekim var, asıl sen bana borçlusun” diyecektir. Siz de ona “ek siparişin için ek ödeme yapmayacaksan, ek siparişini önümüzdeki ay göndereceğim” deyin. Eğer siz bağlantı çeki veren müşterilere çek dağılımına orantılı olarak mal satmaz da, bağlantı çeklerinin toplamı kadar olan malı erkenden müşteriye yığarsanız ona büyük bir vade avantajı sağlamış olursunuz ki, bunu müşteriniz mutlaka olumsuz şekilde değerlendirecektir.

Öte yandan müşterilerinizden bağlantı çekleri alıp, daha üretmediğiniz ve sevk etmediğiniz malların paralarını kötü değerlendirme olasılığınız da var. Ben bağlantı çeki alıp da gelen çekleri doğru kullanabilen ve bağlantı çeki aldığı müşterilerine doğru ve dengeli miktarda mal gönderebilen firmaya henüz rastlamadım. Mali ve tahsilat disiplini olmayan firmalar için bağlantı çekleri bir tuzaktır diyebilirim.

Bu durumda en iyi tahsilat mal/fatura tesliminden sonra 1 hafta içerisinde havale ve kredi kartıyla alınan ödemedir diyebilirim. Bunlar mümkün değilse makul vadeli çektir. (Tabi birbirinden farklı bu ödemeleri önceden öğrenip müşterinize ona göre iskonto uygulamış olmalısınız.)

Bir firma satışlarındaki tahsilat vadesi kadar tedarikçilerine vadeli ödeme yapmalıdır. Ne daha fazla ne de daha az. Kendi tahsilat vadesinden daha kısa sürede vadeyle ürün alıyorsa ve çok karlı değilse mutlaka nakit akışında tökezler. Kendi tahsilat vadesinden daha uzun vadede ürün alıyorsa bu sefer de elinde bulunan parayı iyi değerlendirememe riski taşır ki, bu da batmaya neden olur.

Yerel veya ulusal maket zincirlerine mal veren bir firma iseniz normal olarak en fazla iki ay vadeli ödeme karşılığında satış yapmalısınız. Marketlerde kredi kartına taksit olmadığı için kredi kartlı satışlarını en fazla 40 gün içinde nakde çevirebilmektedirler. Hal böyleyken 2 aydan daha vadeli ödemeler (çek, senet veya vadesinde havale) yapan marketlerden korkun. Çünkü onlar büyük bir ihtimalle yanlış yatırımlar yaparak, verimli çalışmayarak veya hissedarlarının hovardalığı yüzünden nakit akışlarını bozmuştur. Bu yüzden de uzun vadeli ödemelere yönelmişlerdir. Hele hele vadeleri her yıl artan marketlerle çalışıyorsanız o marketlerin batacağından emin olabilirsiniz.

Tedarikçilerinize verdiğiniz ödemelerin vadesinden daha uzun vadede ödemeler almamaya bakın. Hatta müşterilerinizden her geçen yıl daha kısa vadede ödemeler almaya çalışın. Karlılığın sırrı sadece satınalmada, verimlilikte, marka olmada ve yüksek brüt marjlarda yatmıyor. Tahsilat kalitenizi iyileştirirseniz karlılığınızı da artırabilirsiniz.

Peki tahsilat kalitenizi nasıl iyileştireceksiniz?

  • Öncelikle tahsilat kalitesini, kalitelisinin faydalarını ve kalitesizinin zararlarını satış departmanınıza ve satıcılarınıza iyice anlatmalısınız. Kaliteli tahsilatın önemini çok iyi anlamlıdırlar. Sonuçta tahsilat satışla başlar. Satıcılarınız hem yeni buldukları müşterilere, hem de mevcut müşterilere tahsilat politikanızı iyi anlatmalı ve doğru tahsilat maddeleri bulunan sözleşmeleri mutlaka müşterilere imzalatmalıdır. Satıcılar tahsilatları yakından takip etmelidir. Zaten tahsilat öncelikle satışın görevidir. Yani satıcılar sorumlu oldukları müşterilerden tahsilat da yapmalıdır. Tabi satış yapmak için büründüğü rol, tahsilat yaparken satıcıyı zorlayabilir ve bu yüzden tahsilat kalitesinde bozulma olabilir. Satıcıların tahsilat konusunda müşterilere taviz vermemesi ve müşterileri sözleşilen tarih ve vadelerde ödeme yapmaya ikna etmeleri için eğitmelisiniz. Satıcılarınızın tahsilatta bir basamak ilerlemesi, sizin tahsilat kalitesinde iki basamak ilerlemeniz anlamına gelecektir.
  • Tahsilat kalitesinde iyileşme sağlamak için satıcılarınıza vereceğiniz primlerin bir kısmı tahsilat kriterleri üzerinden olmalıdır. Zamanında ödeme almak, sözleşilen vadede tahsilat yapmak ödüllendirilmeli, gecikmeler cezalandırılmalıdır.
  • Finans departmanınızda tahsilatla ilgilenen, tahsilat kalitesini ölçen bir uzman olmalıdır. Firmanın belirleyeceği tahsilat kriterleri bazında müşterilerin ve satıcıların tahsilat politikanıza uyup uymadığını denetlemelidir. Tahsilatta standartların dışına çıkan müşteri ve satıcıları ilgili yöneticilere raporlamalıdır. Ayrıca satıcıların tahsilat primlerini de o hesaplamalıdır.
  • Her bir müşterinizin ortalama ödeme süresini ve ortalama ödeme vadesini bilmelisiniz. Yani X müşteriniz size genelde mal/fatura tesliminden 23 gün sonra ödeme yapıyor ve ortalama 127 günlük çek veriyor olabilir. Bu tespiti yaptıktan sonra bu müşteriden sorumlu satıcıya X müşterisinden 15 gün içinde ödeme alma ve tahsil edilen çeklerde 90 günlük vadeye inme hedefi verebilirsiniz.
  • Her bir satıcınızın ortalama tahsilat süresini ve ortalama tahsilat vadesini bilmelisiniz. Örneğin Ahmet adındaki satıcınız sorumlu olduğu bölgedeki müşterilerden mal/fatura tesliminden sonra 34. günde tahsilat yapıyor ve ortalama 115 günlük çek topluyor olabilir. Bu satıcının tahsilat kalitesini öğrendiğinize göre şimdi ondan daha hızlı (örneğin mal/fatura tesliminden sonraki 20 gün içerisinde) tahsilat yapmasını ve topladığı çeklerin ortalama vadesini de 90 güne çekmesini isteyebilirsiniz.
  • Satıcılarınıza sorumlu oldukları müşterileriyle ilgili tahsilat raporları verin. Bu raporda;
    • o Müşterinin son 12 aydaki cirosu
    • o Müşterinin toplam ödemesi
    • o Müşterinin toplam borcu (açık hesabı)
    • o Müşterinin açık hesap oranı (borcunun son 12 aydaki cirosuna oranı. %8’den fazla olmamalıdır)
    • o Müşteri ile anlaşılan ödeme süresi
    • o Müşterinin ortalama ödeme süresi
    • o Müşteri ile anlaşılan ortalama ödeme vadesi
    • o Müşterinin ortalama ödeme vadesi
    • o Müşterinin borcu (açık hesap) için yapacağı ödemenin vade tarihi
    • o Eğer satıcınızın elinde yukarıdaki veriler varsa müşterisinden ödeme alırken pazarlık gücü yükselir. Örneğin daha önceki ödemelerinin vadesinin uzunluğunu belirterek bu sefer daha kısa vadeli ödeme talep edebilir.
  • Erken ödeme yapan müşterilerinizi ödüllendirin. Örneğin liste fiyatlarınız 90 gün vadeli fiyatlarınız olabilir. Nakit ödeyene mutlaka en yüksek iskontoyu verin. 90 günlük ödeme yapana ise hiç iskonto vermeyin. 90 günden fazla ödeme yapana gecikme faizi faturası kesin. 90 günlük ödeme taahhüdü verip de tahsilat günü 90 günden daha kısa vadeli çek veren müşteriden sizin hesaplayıp belirteceğiniz miktarda fiyat farkı faturası talep edin. Bu uygulamaları disiplinli bir şekilde uygularsanız (ticaret ilkelerinizde belirterek tabi) müşterilerinizi tahsilat konusunda disipline edebilirsiniz.

Evet, tahsilat kalitesini takip etmek zordur. Çünkü çok parametresi vardır. Zamanında ödeme almak, vadesinde ödeme almak, erken ödeme almak, geç ödeme almak, bağlantı çeki almak, avans havalesi almak, kredi kartına tek çekim veya taksitli ödeme almak, çek almak, senet almak, vadesinde havale almak ve daha pek çok ödeme kriteri olumlu veya olumsuz olarak sınıflandırılmalı olumlular puan kazandırırken, olumsuzlar puan kaybettirmelidir. Sonunda bu artı ve eksi puanlar toplanarak satıcıya prim verilmeli ve bayinin tahsilat politikasına uygunluğu raporlanmalıdır.

(Aslında tahsilat kalitesine dair ERP programları mutlaka tatmin edici modüller eklemelidir. Finans departmanındaki ilgili çalışan ERP programına tahsilat girişini yaparken tahsilatın niteliklerini işaretlerse ERP programı müşteri ve satıcı bazında oldukça kolay tahsilat kalitesi analizi yapar. Tabi ERP firmasının tahsilatın mantığına ve çeşitlerine çok iyi hakim olması ve ondan sonra bu modülü yazmaya başlaması gerekir.)

Onlarca kriter üzerinden tahsilat kalitesi takip edilebileceği gibi daha az kriterle de tahsilat kalitesi elbette takip edilebilir. Tahsilatta iyileşme karlılıkta 2-3 puan oynama yapabiliyorsa tahsilat kalitesi basit veya komplike metotlarla mutlaka takip edilmeli ve ölçülmelidir. Her firma tahsilatlarında iyileştirme sağlamalıdır. Ayrıca her sene tahsilat kalitesi yeni detaylar/kriterler eklenerek takip edilmeye ve iyileştirilmeye çalışılmalıdır.

Tahsilat kalitesinin yönetim tarafından “sağlam kriterler” bazında “yakından” takip edildiğinin satıcılar ve satış yöneticileri tarafından bilinmesi tahsilatta önemli iyileşmeler sağlayacaktır. Bu yüzden tahsilat kalitesini tüm detaylarıyla takip etmek “satış yöneticilerinin” ve “mali işlerin” hedefleri arasında olmalıdır.

Son Söz: Ağlamayana ödeme yapmazlar, tavır koymayana anlaşılan vadede çek vermezler.

İyi tahsilatlar.

Gönderen : Murat Şaylan

Did you find apk for android? You can find new Free Android Games and apps.
Share.

Leave A Reply