DYS nedir?

0

DYS nedir?

DYS Doküman Yönetim Sisteminin kısa adıdır. DYSler sayısal ortamdaki bilgi, belge ve dokümanların organizasyonunu ve yönetimini için geliştirilmiş uygulamalardır.

Ayrıca sık sık geri dönüş yapılan fiziki ortamdaki evraklarınızın taranıp indekslerenek DYS içerisine almak bu belgelere hızlı ulaşımı sağlamaktadır.

Genel olarak işlevsellikleri hardcopy yani kağıt ortamındaki evrakları farklı tarama yöntemleri ile sayısallaştıran ve elektronik ortama alınan bu dokümanları yasal saklama sürelerince saklama, intranet veya internetten kurum personellerine veya yetkisi olan kullanıcılar için araştırmaya açma, sorgulama, görüntüleme, raporlama gibi faklı servis ve modüllerden oluşan uygulama yönetim sistemleridir.

Son yıllarda,  orta ve büyük ölçekli firmaların gündeminde olan bu uygulamalar belirli ihtiyaçların ve bu ihtiyaçların oluşturduğu yüksek maliyetlerin minimum seviyede tutulması için geliştirilmektedir. Gartner’ın 2001’deki araştırmasına göre, şirketler bilgilerinin yaklaşık %80-%95’ini kağıt dokümanlarda ve elektronik ortamdaki belgelerde tutmaktadır.

Yine bu araştırma, belgelerin yaklaşık %25’inin yanlış yerlerde tutulduğunu ve çalışanların zamanlarının %60’ını bu dokümanları arayarak geçirdiği gerçeğini yansıtmaktadır. Bu yanlış çalışma yöntemi ise, şirket gelirlerinin %15’ine olumsuz maliyet olarak yansımakta olduğunu ifade etmektedir.

Doküman Yönetim Sistemi’nin tarihçesi

İlk Önce Arşiv Yönetim Sistemleri (AYS) vardı. İlk arşiv yönetim sistemlerini Roma, Babil, Eski Mısır arşivlerinde AYS nin ilk örneklerini ve tasnif sistemlerine şahit oluyoruz. Bunlar tamamen kataloglama sistemin temellerini oluşturmaktaydı.

Günümüzde ise kişisel bilgisayarların hayatımıza girmesi ile büyük ölçekli firmalar ve devlet kurumları kağıt ortamdaki belgelerin  daya iyi yönete bilmek için bilgisayarlı tasnif ve indeksleme uygulamalarının ilk örneklerini 1980-85 li yıllarda geliştirmeye başladırlar.

Bilgisayar sistemlerinin gelişmesi ile birlikte yazının ve dokümanların bilgisayar ortamında saklanabilmesi ve Zamanla elektronik belgelerin de (Word, Excel, PDF vs.) bu sistemlere dahil edilmesi ile  AYS sürecinden DYS sürecine geçtik. Bu sistemlere Tarayıcı teknolojisinin de gelişmesi ile dijitalleştirmeyi de ekledik.

Dokümanların elektronik imza (e-imza) ile imzalanması ile dokümanlara belge statüsü kazandırmıştır. Artık dokümanlar ıslak imzalı belgeler gibi arşivsel değer kazanmıştır.

Elektronik belgelerin yönetimi için Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) referans modelini 2004 -2007 yıllarında Prof. Dr Hamza Kandur ve ekibine hazırlatmıştır. Daha sonra Bu model TS-13298 ile TSE standardı haline gelmiştir.

DYSnin önemi nedir?

Kağıt üzerinde klasik usuller ile bilgiye erişim kurumlar için hem çok pahalı hem de aranan bilgiye ve belgeye zamanında ulaşamamak kurumlar için maddi, manevi ve prestij kayıplarına sebebiyet vermektedir. Günümüz rekabetçi ortamında bilgiye kolay erişim hayati bir önem taşımaktadır.

Doküman Yönetim Sistemleri ile gelen giden evraklarını, gelen faksları, müşteri yazı ve dilekçelerini, kurumsal formları, elektronik ortamda tutarak, bilgi ve belgelere erişimini hızlandırarak verimliliği arttırıp ve karar verme süreçlerini hızlandırmışlardır. Storage, server, güvenlik (UTM) ve web teknolojilerindeki teknolojik gelişmeler ile gerekli alt yapılar DYS uygulamalarına ciddi ivmeler kazandırmıştır.

DYS neden gerekli?

Günümüzde firmalar kimlik fotokopisijmza sirküleri, tapu, başvuru formları, faaliyet belgesi vb. birçok dokümanı almak zorunda olduğu durumlar bulunmaktadır. Bir hesap açılış işlemi gerçekleştirmek istediğinizde aldığınız belgelere tekrardan ulaşmanız çok güçtür. Hatta tekrar tekrar aynı müşteriden bu belgeleri talep etmek durumunda kalırsınız.

Ayrıca bir müşterinizin hangi belgeleri verdiğini görmek İstediğinizde kurumun işleri bir hayli zor olacaktır. Tabi verilen belgeler sadece almakla kalmıyor birde ilgili kişilerin onayına sunulması gerekiyor. Onay sürecinden geçen bu formların hangi birim ve kullanıcıların rne gibi işlemler yaptığını takip etmeniz imkansız hale gelecektir.

Bu konuda daha fazla bilgi

Share.

Leave A Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.