Yönetici Asistanlığı

0
Want create site? Find Free WordPress Themes and plugins.

Yönetici Asistanlığı

Yöneticinin işinin kolaylaşabilmesi ve işinde başarılı olabilmesi için, ofis desteğinin sağlam, güvenilir, özverili, çalışkan, becerikli ve samimi olması şarttır…

 

“Her başarılı erkeğin arkasında bir kadın vardır” sözü çok doğru bir tespittir. Bu güzel söz içinde bahsi geçen kadın ise, erkeğin iş hayatının dışında yaşadığı, özel hayatında en sevdiği, en değer verdiği, erkeğini mutlu etmesini başarabilen kadındır.

Özel hayatında mutlu olamamış bir yöneticinin iş hayatında hem mutlu ve hem de başarılı olabilmesi çok güçtür. Bu güçlüğü yenebilen yöneticinin sayısı hem azdır hem de, başarı ömrü kısa dönem için geçerli olabilir.

İlk paragrafta yer alan bu güzel ve doğru tespit sözünü günümüzde artık gözden geçirmek gerektiği kanaatindeyim. Çünkü günümüz iş dünyasında her başarılı erkeğin arkasında, başarılı yöneticinin özel hayatındaki seçkin kadının varlığına ilaveten, yöneticinin iş hayatındaki asistanının desteğini de göz önünde bulundurmalıyız.

Bu noktada sekreterlik görevi ile asistanlık görevlerini birbirinden ayrı tutmalıyız. Sekreterlik görevi klasik bir görevdir, sekreterler sade bir memur gibi çalışırlar. Görev alanları, yetkileri, sorumlulukları ve inisiyatifleri sınırlıdır. Asistanların görev alanları, yetkileri, sorumlulukları ve inisiyatifleri ise bir yönetici statüsündedir.

Yönetici asistanlığının, yönetici hayatındaki önemini yeterince anlayabilmeniz için aşağıda anlatmaya çalıştığım, asistanın nitelik ve görevleri gözden geçirmek gerekir.

A) Yönetici asistanının nitelikleri

Klasik nitelikler:

• Üniversite veya lise eğitimli olmalı. (Tercihen yüksek sekreterlik okulu veya iletişim fakültesi mezunu)

• İş kolunda geçerli olan yabancı lisan bilgisine hakim olmalı. (Yazma, okuma ve konuşma)

• Bilgisayar bilgisine hakim olmalı. ( Word, Excel, Powerpoint gibi ofis programları ve internet)

• Hoşgörülü ve güler yüzlü olmalı.

Özel nitelikler:

• Temsil gücü kuvvetli olmalı.

• Fiziki görünümü ve diksiyonu düzgün olmalı.

• Giysi, makyaj ve parfüm kullanmada aşırıya kaçmamalı.

• Yerine göre otoriter, yerine göre sevecen olmalı.

• Disiplinli, titiz, dakik, planlı, hızlı ve iş bitirici olmalı.

• Görgü kuralları ve diplomasi bilgisine sahip olmalı.

• Çalıştığı veya çalışacağı iş kolu bilgilerine sahip olmalı.

• İnisiyatifi yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanmalı.

• Çalışma saatlerinde esnek ve işinde özverili olmalı.

• Yöneticisinin sırdaşı olmalı.

• Bulunduğu firmanın kurumsal kimliği ile bütünleşmeli.

B) Yönetici asistanının görevleri

Klasik görevler:

• Yazı yazma ve imla kurallarını iyi bilmeli.

• Dosyalama ve arşivleme kurallarını profesyonelce bilmeli.

• Telefon ve birebir görüşmelerde diplomasi zekasına sahip olmalı.

• Tüm randevuları ve randevu detaylarını ajandaya not almalı.

• Yöneticinin keyifli ve sıkkın olduğu günleri ve nedenlerini öğrenip, telefon ve randevu trafiğini buna göre yönlendirmeli.

• Amirinin özel günlerini bilmeli ve takip etmeli.

• Amirinin üzerinde bulunan makamların bireysel niteliklerini ve özel günlerini öğrenmeli.

• Hazırlanıp, dağıtılacak evrakları ve raporları termin sürelerine göre takip etmeli.

• Yöneticisine bağlı birimlerden gelmesi beklenen miatlı evrakları iyi takip etmeli.

• Öncelikleri iyi belirleyebilmeli.

Profesyonel görevler:

• İyi bir dinleyici ve gözlemci olmalı.

• Proaktif olmalı, çözümsel düşünmeli.

• Yöneticisinin günlük programını ve zaman yönetimini en etkin şekilde planlamalı.

• Yöneticinin verdiği araştırma ve etüt görevlerini yerine getirmeli.

• Bazı istatistik formlarını hazırlayıp, sunmalı.

• Şehir dışında gerçekleştirilecek bazı önemli toplantılarda yöneticiye eşlik etmeli.

• Her günün sonunda, ertesi günün aksiyon programını yazılı olarak yöneticisinin önüne koymalı.

• Her gün başlangıcında günün programını yöneticisi ile birlikte gözden geçirmeli.

• Her toplantı öncesi, yapılacak toplantının özelliğine uygun olarak, toplantı salonunun hazırlığını, kullanılacak araç ve gereçlerin hazırlığını, yapılacak ikramın hazırlığını gözden geçirmeli.

• Tele konferans, barkovizyon konferans, online seminer gibi toplantı metotlarını bilmeli ve gerektiğinde kullanabilmeli.

• Yöneticisinin yaptığı her genel toplantıda, yöneticisinin yanı başında yer alarak, gündemin notlarını tutmalı.

• Her toplantı sonrası, toplantı gündemini hazırlayıp, aksiyon notlarını koyup, amirine imzalattıktan sonra, ilgili kişilere imza karşılığında dağıtımını sağlamalı.

• Toplantı sonrasını takip eden günlerde, alınan aksiyonları takip etmeli.

• Yöneticisinin ve konuk yöneticilerin uçak biletlerini, otel rezervasyonlarını, vize işlemlerini ve transferlerini organize etmeli.

• Her konuda organizasyon becerisi gelişmiş veya yeterli dozda olmalı.

Yukarıda tarif etmeye çalıştığım nitelik ve tanımlama bölümlerinden anlaşılacağı üzere, yönetici asistanlığı kolay bir görev değil, bir uzmanlık ve beceri görevidir.
Yöneticinin işinin kolaylaşabilmesi ve işinde başarılı olabilmesi için, ofis desteğinin sağlam, güvenilir, özverili, çalışkan, becerikli ve samimi olması şarttır. Bu bağlamla;

• Yönetici asistanının öncelikli olarak tatminkar bir aylık gelire sahip olması,

• Haftada iki veya bir buçuk gün izinli olması,

• Senelik izninin mutlaka kullandırılması,

• Öğle yemeklerini yemekhanede değil, restoranda almasının sağlanması,

• Ödenmez çek kullanma hakkının departman müdürleri seviyesinde olması,

• Performansı yüksek asistanların, yılsonu ikramiyesi ile motive edilmesi,

• Mesleki ve görevi ile ilgili seminerlere katılmasının sağlanması,

• Yöneticisi tarafından her vesilede korunup, gözetilmesi gereklidir.

Üretimin insan ve hizmet temeline dayandığı her noktada, çalışan kesim, işletmenin rantabilitesi oranında tatmin edilemez ise, iş yerinin gizli veya açık zarar görebileceği gerçeği de göz ardı edilmemelidir.
Bu bağlamla, tüm işveren ve yöneticileri, işletmelerinin hak ve menfaatlerini koruyup, gözettikleri oranın dörtte biri kadar, üreten kesimin hak ve menfaatlerini de koruyup, gözetmeye çağırıyorum.

Tabii ki, yapılan üretimin bir ekip çalışması ürünü olduğu hala iddia ediliyor ise…

K. Ünsal BARIŞ

 

Did you find apk for android? You can find new Free Android Games and apps.
Share.

Leave A Reply