Eğitimle Değer Yaratmanın İlk Adımı: Eğitim İhtiyaç Analizi

0
Want create site? Find Free WordPress Themes and plugins.

Çalışanlarınızın şirketten ve uygulamalardan memnuniyetini ölçtünüz, elde ettiğiniz bulgulara göre iyileştirmeler yaptınız, uygun bir çalışma ortamı yarattınız ve şirketin performansını olumsuz yönde etkileyecek unsurları en aza indirgediniz. Peki bunca çabadan sonra çalışanlarınızın performansını arttırmak için daha ne yapabilirsiniz?

American Society for Training and Development tarafından 540 organizasyonun katılımı ile yapılan bir araştırmanın bulgularına göre, eğitilen çalışanlarının toplam çalışanlara oranı ve çalışan başına düşen eğitim harcamaları daha yüksek olan şirketler; çalışanların memnuniyeti ve bağlılığı, ürün ve hizmet kalitesi, müşteri memnuniyeti gibi kurumsal performans göstergelerinde daha başarılı sonuçlar elde etmekteler.

Eğitim ihtiyaç analizinin amacı, çalışanların gerçekten ihtiyaç duyduğu eğitim başlıklarını ve bu eğitimlerin içeriklerini belirlemektir. Eğitim ihtiyaç analizi, kullanılan farklı yöntemler ile gerekli olan bilginin toplanmasına yardımcı olmaktadır. Hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın elde edilen bilgiler, organizasyonun performansını artırıcı yönde yapılacak çalışmaları, verilecek eğitimleri netleştirmektedir.

Eğitim ihtiyaçlarının tespit edilmesinin ilk aşaması, analiz çalışmasının yürütüleceği organizasyona ilişkin temel bilgilerin temin edilerek, incelenmesidir. Organizasyonun amacı ve hedefleri, yaşanan ana problemler ya da elde edilmiş başarılar, analiz sonrasında önerilecek çözümleri kısıtlayabilecek yasal düzenlemeler ya da engeller, organizasyonda olması muhtemel değişiklikler gibi konular çalışma başlatılmadan incelenmelidir.

Organizasyon hakkında genel incelemenin yapılmasının ardından, çalışmanın kapsamına karar verilmelidir. Eğitim ihtiyaçları, belirli bir grup çalışan için belirlenebileceği gibi organizasyonda görev yapan tüm personel için de belirlenebilmektedir.

Hangi tip ve içerikte eğitimlerin verileceğinin tespit edilebilmesi için şirketlerin kullanabilecekleri birden fazla yöntem bulunmaktadır. Andersen İnsan Kaynakları Danışmanlığı’nın 2001 yılında yaptığı İnsan Kaynakları Araştırması’nın sonuçlarına göre katılımcı şirketlerin %29,1’i çalışanlarının eğitim ihtiyaçlarını yüz yüze mülakatlar, %38,5’i anketler, %20,5’i performans değerlendirme sonuçlarını kullanarak tespit etmektedir.

Şirket Hedef ve Stratejilerinin Gözden Geçirilmesi

Eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesinde öncelikli olarak şirketin hedef ve stratejileri gözden geçirilmelidir. Şirketlerin organizasyonunda ya da iş süreçlerinde meydana gelebilecek bir değişiklik, çalışanların bu gibi durumlara uyum sağlayabilmesi için ihtiyaç duyacakları bilgi ve becerilerde değişikliğe neden olabilmektedir. Hedef ve stratejiler doğrultusunda çalışanların yeni iş süreçlerine uyum sağlayabilmesi için ihtiyaç duyacakları bilgiler tespit edilebilmekte, dolayısı ile şirketler henüz stratejileri uygulamadan, çalışanlarının eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek, gerekli önlemleri alabilmektedir.

Performans Değerlendirmesi Sonuçları

Eğitim ihtiyaç analizinde kullanılan yöntemlerden biri, performans değerlendirmelerinden elde edilen sonuçların kullanılmasıdır. Performans değerlendirmelerinde, çalışanların sahip olduğu yetkinlik ve teknik bilgi seviyesi ile şirketin çalışanlarından beklediği yetkinlik ve teknik bilgi seviyesi karşılaştırılmakta ve aradaki farkın belirlenmesi sağlanmaktadır. Belirlenen performans farkının giderilmesi için ilgili yetkinliklerin ve teknik bilgilerin geliştirilmesine yönelik olarak çalışanların bireysel olarak eğitim ihtiyaçları belirlenmekte, çalışan bazında belirlenen bu eğitim ihtiyaçları toplanarak grup ya da şirket bazında eğitim ihtiyaçlarını ortaya koymaktadır. İnsan Kaynakları bölümü, performans farkının sebeplerini araştırmak ve detaylı bilgi elde etmek için çalışanlar ve yöneticiler ile görüşmeler yaparak, eğitim ihtiyaç analizine ek bilgi sağlayabilmektedir. Performans değerlendirme sonuçlarının kişi, grup ya da tüm çalışanlar bazında analiz edilmesi ile, hedeflenen yetkinlik düzeyinden sapmalar farklı gruplar bazında açıkça ortaya koyulabilmekte ve düzenlenmesi gereken eğitimler için detaylı bilgi sağlanabilmektedir. Bu şekilde belirli bölümlere ya da belirli pozisyonlara verilecek eğitimler tanımlanabilmektedir.
Eğitim ihtiyaçlarının tespit edilmesinde performans değerlendirme sonuçları; belirlenmiş iş gereklilikleri ve pozisyon yetkinlikleri ile kişilerin bu standartları karşılama düzeyleri arasındaki farkı tanımlamaktadır. Kişilerin bu farkı oluşturan “gelişmeye açık” noktaları tespit edilerek organizasyondaki her bir birey için bu değerlendirmenin yapılması sonrasında kurumun eğitim ihtiyacı ortaya çıkmaktadır.

Birebir Görüşmeler

Çalışanlar ya da yöneticiler ile yapılan birebir görüşmeler, eğitim ihtiyaçları konusunda kritik noktaların ortaya çıkarılmasını sağlayan bir yöntemdir. Örneğin yöneticilerle gerçekleştirilen görüşmelerde çalışanların yetkinlik ve teknik bilgi düzeyleri, farklı unvanlarda çalışan kişilerin hedeflenen yetkinlik düzeyinden sapmaları, bu çalışanlara sunulmuş eğitimler, ve yaşanan performans sorunları sorgulanarak detaylara inilebilmektedir. Görüşmelerde standart soruların kullanılması her görüşmeden aynı başlıklarda bilgi edinilmesini ve tüm şirket bazında elde edilen verilerin karşılaştırılabilmesini sağlamaktadır. Görüşmelerin yürütülmesinde hem sürenin etkin kullanımı hem de uygun detayda bilgi edinilmesi için deneyimli görüşmecilere ihtiyaç duyulmaktadır. Çok detaylı bilgi sağlasa da birebir görüşmeler maliyeti en yüksek ve uzun zaman alan analiz yöntemlerindendir.

Odak Grup Toplantıları

Odak grup toplantıları, tek başlarına ya da birebir görüşmeler ve anketler ile birlikte kullanılsalar da en sistematik veri toplama yöntemlerinden biridir. Odak grup toplantılarından elde edilen detaylı veriler, birebir görüşmeler ve anketler için sağlam bir temel oluşturmaktadır. Ancak odak grup toplantıları, veri toplamada avantaj sağlamalarının yanında iyi yönetilmedikleri durumlarda dezavantaja dönüşebilmektedir. Bir kişinin dile getirdiği fikrin bir diğeri tarafından geliştirilmesi ile detaylı bilgilere ulaşılması mümkün olmakta iken, bir kişinin kullandığı bir kelime grubun diğer üyeleri ile çatışmaya neden olabilmektedir. Odak grup toplantılarında en çok dikkat edilmesi gereken konu, aynı performans sorununu yaşayan ya da aynı seviyedeki çalışanların bir araya getirilmesini sağlayarak baskın bir grubun oluşmasını engellemektedir. Toplantılar, çok sayıda çalışanı olan organizasyonlarda örneklem seçilerek yürütülebileceği gibi küçük organizasyonlarda tüm çalışanların katılabileceği şekilde planlanabilmektedir. Odak grup toplantıları, bireysel eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesine olanak tanımamakta ve verilerin toplanması uzun zaman almaktadır.

Anketler

Andersen’in yaptığı araştırmanın sonuçlarında belirtildiği gibi şirketlerin %38,5’i anketler aracılığı ile eğitim ihtiyaçlarını belirleme yoluna gitmektedir. Anketler, hem daha büyük kitlelere ulaşma imkanı yaratmakta hem de daha kısa zamanda cevap alma şansı tanımaktadır. Eğer şirketin bilgisayar altyapısı uygun ise çalışanların Internet, Intranet ya da e-posta yolu ile anketi doldurması sağlanabileceği gibi, verilerin elektronik ortamda toplanması ile analiz süresini kısaltmak da mümkün olmaktadır. Yönetici ve çalışanlarla yapılan birebir görüşmeler ve odak grup toplantılarından elde edilen veriler anket
sorularının şekillenmesine destek olmaktadır. Anket sorularının herkes tarafından anlaşılabilir olması için soruların basit ve kısa olması önerilmektedir. Odak grup toplantılarından farklı olarak, çalışanlar kimsenin fikrinden etkilenmeden kendi düşüncelerini paylaşabilmektedir. Görüşmeler ya da toplantılarda görüşmecinin soru sorma şeklinden kaynaklanan önyargılar bu yöntem ile ortadan kaldırılmaktadır. Her ne kadar toplantılar gibi detaylı bilgi sağlamasa da, anketlerden sayısal sonuçlar elde etmek mümkün olmaktadır.
İşlerin gözlemlenmesi, çalışan ve müşteri memnuniyeti araştırmaları sonucunda ortaya çıkan iyileştirme noktaları, mevcutta alınan yönetim raporları da eğitim ihtiyaçlarının tespitinde veri sağlamaktadır.

Eğitim ihtiyaç analizinde hangi yönteme ya da yöntemlere başvurulacağı analizin tamamlanması için ayrılan zamana ve bütçeye bağlıdır. Çalışmada birden fazla yöntem eş zamanlı kullanılarak detaylı veri elde edilebilmekte, ve çalışmanın güvenilirliği artırılabilmektedir. Çalışanların coğrafi olarak dağılımı, çalışmanın kapsadığı çalışan grubu, analiz çalışmalarını yürütecek ve verileri değerlendirecek insan kaynağının varlığı da kullanılacak yöntem seçilirken dikkate alınmalıdır. Şirketler, bu analizleri gerçekleştirmek için kendi iç kaynaklarından faydalanabilecekleri gibi, birçok farklı kuruluşta deneyim kazanmış, işletme körlüğünü engelleyecek ve kendilerine en uygun çözümleri sunacak danışman şirketlerden de destek alabilmektedir.

Eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesinde sistematik yöntemlerin kullanımı çok uzun bir geçmişe sahip değildir. Hala birçok şirkette çalışanların yıl içerisinde alması planlanan eğitimler, çalışanın istekleri ve ihtiyaçları sorulmadan yöneticilerin çalışan hakkındaki kanaatleri doğrultusunda belirlenmektedir. Özellikle şirketlerde iş tanımları ve pozisyondan beklenen yetkinlikler ve teknik bilgiler tanımlı olmayabilmektedir. Çalışanlara verilecek eğitimlerin bu şekilde belirlenmesi, kurumun o yıl içinde tüm çalışanlarını bilgilendirmek istediği, örneğin “Toplam Kalite Yönetimi” gibi bir eğitim başlığında sorun yaratmazken, kişiye özel ihtiyaçların belirlenmesinde, özellikle de yönetici çalışan ile birebir çalışmıyorsa ve sadece yöneticinin görüşü eğitimleri belirlenmesini yönlendiriyorsa, kişinin gelişim ihtiyacı doğru olarak tanımlanamamaktadır.

Eğitim ihtiyaçlarının doğru olarak tanımlanması; kişilere verilecek eğitimlerin içeriği, eğitimde kullanılacak yöntem ve eğitim verilecek grup gibi konularda özelleştirilerek eğitimlerin daha verimli tasarlanmasına olanak vermektedir. Kişilerin doğru eğitimlere yönlendirilmesi ise kişinin bireysel performansını artırmakta, buna bağlı olarak da kurumun performansına katkı sağlamaktadır.
Çalışanlara doğru eğitimlerin verilmesi, eğitimden beklenen değerin yaratılmasını sağlayacaktır.

 

Did you find apk for android? You can find new Free Android Games and apps.
Share.

Leave A Reply